Лекция 1

                        Тема 1. Особенности организации учетной информации в управлении экономическим объектом (Лекции - 2 часа, практические занятия - 2 часа)

                         

                        1.1. Понятие БУИС и ее место в системе управления экономическим объектом.

                        1.2. Учетная информация и ее место в системе управления предприятием.

                        1.3. Основные этапы развития БУИС в современных условиях.

 

1. Особенности бухгалтерских информационных систем, их место в системе управления предприятием.

 

Учет финансового состояния и анализ динамики развития предприятия базирующийся на учетной информации в настоящие время являются основами процесса управления.

В целях получения информации, необходимой для управления производственной и хозяйственной деятельностью, предприятие на базе современных информационных технологий создает систему автоматизированной обработки учетной информации, или БУИС. Современные информационные технологии позволяют унифицировать и существенно облегчить трудоемкий процесс формирования учетной информации, обеспечить оперативность полученная финансовой отчетности предприятия для принятия решений. В этой связи БУИС рассматривается как существенный инструмент управления деятельностью предприятия в условиях рынка. Такая система служит связующим звеном между хозяйственной деятельностью и людьми, принимающими решения (см. рис. 1). В ней осуществляется сбор, регистрация данных о хозяйственной деятельности на предприятии в первичных документах, их обработка, накопление, формирование финансово-экономических показателей отчетов, передача информации пользователям для анализа и принятия решений. Таким образом, данные о хозяйственной деятельности являются входом в БУИС, а полезная информация для лиц, принимающих решения, — выходом из нее. Главная цель функционирования БУИС на предприятии — обеспечить руководство предприятия финансовой информацией для принятия обоснованных решений при выборе альтернативных вариантов использования ограниченных ресурсов. Некоторые предприятия также используют нефинансовую информацию. В этом случае на предприятии создается автоматизированная система управления предприятием, которая состоит из взаимосвязанных подсистем. Эти подсистемы выдают информацию, необходимую для управления предприятием. Однако бухгалтерская подсистема является наиболее важной, так как выполняет ведущую роль в управлении потоком информации, направлении ее во все подразделения предприятия, а также заинтересованным лицам вне его. БУИС предоставляет бухгалтерскую информацию, отражающую полную картину хозяйственной деятельности предприятия. В условиях перехода на международные стандарты ведения бухгалтерского учета изменилась ориентация бухгалтерской информации. Если совсем недавно ее основными пользователями являлись органы  государственного управления, то сейчас бухгалтерская информация служит основой для принятия управленческих решений как внутри предприятия, так и вне его. Прежде всего она предоставляет количественные данные для таких функций управления производственной и коммерческой деятельности предприятия, как планирование, контроль и анализ. На этапе планирования бухгалтер должен предоставить отчет о предполагаемой прибыли и потребность в денежных ресурсах. На этапе контроля от бухгалтера требуется информация сравнения фактических доходов и затрат с плановыми. На этапе анализа на основе бухгалтерской информации выясняется, была ли достигнута поставленная цель или нет, если нет, то по каким причинам это произошло. На основе результатов анализа принимаются решения по совершенствованию системы управления предприятием.

Главными пользователями бухгалтерской информации являются руководство и менеджеры служб предприятия. На основе этой информации оценивается чистая прибыль предприятия за последний отчетный период, соответствие нормы прибыли ожидаемой величине, наличие денежных ресурсов, соотношение чистых активов и уставного капитала, наиболее прибыльные направления деятельности, определяется себестоимость производимой продукции.

Рис. 1 Схема управления предприятием в условиях использования БУИС

Объект управления

(хозяйственная деятельность предприятия)

Управляющая система БУИС

                               ↓  

Сбор, регистрация в первичных

документах информации о состоянии

управляемого объекта по участкам

учета

                              ↓

Обработка, накопление учетной

информации, формирование

сводных регистров

                             ↓

Формирование финансово-

экономических

показателей, передача учетной

информации пользователю

                        ↓

Анализ финансово-экономической

информации, выработка                          →                                   Цель функционирования  предприятия

управляющих воздействий

на объект управления в соответствии

с поставленной целью

 

Бухгалтерская информация помогает руководителям не только понять и проанализировать итоги, но и прогнозировать результаты деятельности предприятия при принятии различных решений.

Таким образом, современная БУИС являясь системой поддержки принятия решений для руководителя, должна обеспечить функции планирования, учета, контроля, анализа в системе управления предприятием.

Существуют внешние пользователи бухгалтерской информации. Это акционеры, инвесторы, кредиторы, покупатели, клиенты, аудиторы и инспектора налоговых служб. Акционерам и инвесторам важно знать, насколько эффективно и прибыльно используется собственный капитал владельцев предприятия, нужны ли ему новые инвестиции или их объем следует уменьшить. Может ли фирма в будущем оставаться прибыльной и при каких условиях. Кредиторов интересуют вопросы о необходимости ссуды, способности предприятия своевременно выплачивать проценты за кредит и в срок расплатиться с долгами. В этой связи бухгалтерская информация все в большей степени становится связанной с технико-экономическим обоснованием и с бизнес планированием при привлечении инвестиций. Покупателей продукции интересует соответствие рекламы предприятия фактическому состоянию дел, обоснованность цены на товары, возможность обеспечения гарантийного обслуживания. Государственные службы интересует полнота и правильность определения прибыли и исчисления налогов, соблюдение антимонопольного и валютного законодательства.

При принятии решений следует учитывать, что бухгалтерская информация является приблизительной, а не абсолютно точной. В этой связи проблема толкования и правильного использования информации ложится и на лицо, принимающее решение, и на бухгалтера. Бухгалтер предоставляет полезную информацию, а пользователь должен ее истолковать и применить при выработке решений.

Чтобы бухгалтерская информация была полезной, она должна быть достоверной и значимой. Достоверность означает, что информация должна полностью отражать хозяйственные процессы на предприятии, быть легко проверяемой и не отражать интересы какого-либо конкретного лица. Значимость бухгалтерской информации заключается в том, что она должна быть полезной при составлении планов, основанной на обратной связи и поступать к пользователю в нужное время. Обратная связь предполагает знание того, на сколько верными оказались предыдущие ожидания. Необходимо учитывать , что выгоды, полученные от использования учетной информации, должны быть больше произведенных на нее затрат.

Чтобы бухгалтерская информация достаточно однозначно воспринималась и понималась теми, кто участвовал в ее подготовке на предприятии, и теми, кто использует ее вне предприятия, она должна удовлетворять определенным требованиям.

Во-первых, бухгалтерская информация должна удовлетворять требованиям сравнения и постоянства. То есть, нельзя в течение учетного периода использовать разные формы и методы бухгалтерского учета. В этом случае пропадает возможность сравнения данных. Однако это не означает, что устаревший или неудачно выбранный метод бухгалтерского учета должен использоваться бесконечно долго. Для изменения используемой формы учета должны быть веские основания. Такие изменения могут происходить в том случае, если они совмещены с началом нового учетного периода (года).

Во-вторых, бухгалтерская информация должна быть существенной. Не следует терять время на учет незначительных факторов. То есть, если усилия по учету сравнимы со стоимостью учитываемых средств, то учет необходимо упросить. Каждое предприятие выбирает свой уровень существенности учета. Так, в зависимости от того, какое значение придается объекту, в одном случае он может быть отнесен к основным средствам, а в другом — к МБП и сразу списан на затраты.

В-третьих, бухгалтерская информация должна быть консервативной. Так как отражение фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете не всегда является однозначным, необходимо выбирать оценку, которая менее оптимистична. Это означает, что следует рассчитывать на отсутствие прибыли и учитывать возможные убытки. Данная особенность обеспечивает осторожность в оценке активов, имущества и в определении величины прибыли.

В-четвертых, бухгалтерская информация должна быть полной, содержать максимум того, что необходимо пользователю.

При проектировании БУИС необходимо учитывать, что они имеют как общие черты, свойственные всем системам автоматизированной обработки экономической информации, так и специфические. К общим принципам построения и функционирования БУИС относят принципы первого лица, системного подхода, надежности, непрерывного развития, экономичности, совместимости.

Принцип первого лица определяет право принятия окончательного решения и порядок ответственности на различных уровнях управления.

Принцип системного подхода предполагает в процессе проектирования БУИС проведение анализа объекта управления в целом и системы управления им, а также выработку общих целей и критериев функционирования объекта в условиях его автоматизации. Данный принцип предусматривает однократный ввод информации в систему и многократное ее использование; единство информационной базы; комплексное программное обеспечение.

Принцип надежности характеризует надежность работы БУИС, которая обеспечивается с помощью различных способов. Например, дублирование структурных элементов системы или их избыточность.

Принцип непрерывного развития системы требует от системы возможность расширяться без проведения серьезных организационных изменений.

Принцип экономичности заключается в том, что выгоды от новой БУИС не должны превышать расходы на нее.

Принцип совместимости предполагает, что проектируемая БУИС будет учитывать организационную структуру предприятия, а также интересы, квалификацию людей, осуществляющих бухгалтерский учет. Они должны быть подготовлены к работе в этой системе.

Для БУИС свойственны специфические черты.

Так, в БУИС осуществляется интеграция различных видов учета (оперативного , бухгалтерского и статистического) на основе единой первичной информации. При этом слияния этих видов учета не происходит, так как каждый из них выполняет свои функции и решает свои задачи.

Принцип обратной связи является одним из основных принципов любой системы управления. Однако, только решив задачи бухгалтерского учета, можно осуществить обратную связь. БУИС — единственный источник достоверной информации для обратной связи. Именно эту информацию руководители предприятия используют для принятия решений.

Кроме того, для БУИС характерным является возможность автоматизации обработки учетной информации на всех участках учета, начиная с процесса сбора, регистрации информации (автоматизация первичного учета). При этом БУИС могут использовать помимо традиционных форм учета еще и автоматизированную форму учета, которая полностью отвечает основным требованиям использования вычислительной техники и принципам бухгалтерского учета и отчетности.

Следует запомнить :

БУИС, являясь системой поддержки принятия решений руководителя должна обеспечивать функции планирования, учета, контроля, и анализа в системе управления предприятием.

 

Вопросы для самопроверки:

1. Что такое БУИС ?

2. Какое место в системе управления предприятием занимает БУИС?

3. Кто и для каких целей использует бухгалтерскую информацию?

4. Какие характеристики используют для оценки бухгалтерской информации?

5. Каким требованиям должна отвечать бухгалтерская информация и почему?

6. Какие Вы знаете общие принципы создания и функционирования систем обработки экономической информации?

7. Какие специфические черты свойственны для БУИС?

                    

                    

                   2.2 Тема 2. Методологические принципы организации БУИС (Лекции - 2 часа, практические занятия - 2 часа).

 

1. Структура БУИС

2. Декомпозиция бухгалтерских ИС на задачи:

- признаки декомпозиции ИС на составные части;

- декомпозиция функциональной подсистемы БУ на задачи.

          3. Основные принципы построения и функционирования бухгалтерских ИС.

          4. Формы БУ, используемые при создании БУИС.

          5. Информационные связи БУИС.

 

1. СТРУКТУРА БУХГАЛТЕРСКИХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ

Обеспечивающая часть информационной системы

В работе [И] определены виды, даны характеристики и оценки компонентов обеспечивающей части экономической информационной системы.

Информационное обеспечение имеет целью организацию информации, необходимой для осуществления управленчес­кой деятельности и подразделяется на внемашинное и внут-римашинное информационное обеспечение. Характеристики подсистемы:

а качественные характеристики включают оценки: степени отображения предметной области в информа­ционной базе системы, методов организации и струк­турированности баз данных, эффективности манипу­лирования данными в базе данных и другие; а количественные характеристики включают оценки: максимального объема хранимых и обрабатываемых данных, временных характеристик обработки дан­ных, производительности использования баз данных и другие.

Техническое обеспечение представляет собой совокуп­ность используемых технических средств, вычислительных сетей, технологий сетевой обработки данных.

Структуру подсистемы образуют: технические средства сбора и регистрации информации, средства подготовки и передачи данных, средства ввода, обработки и вывода информации, сред­ства оргтехники и другие; методические и руководящие мате­риалы; техническая документация, обслуживающий персонал. Характеристики подсистемы:

□ качественные характеристики комплекса технической документации включают оценку: степени полноты и адекватности технической документации, информатив­ности и неизбыточности технической документации, качества описания и полноты охвата предметной обла­сти контрольным примером;

□     количественные характеристики комплекса техничес­кой документации включают оценку: полноты комплек­са технической документации, объемных ограничений на каждый документ.

Программное обеспечение представляет собой совокупность программ, реализующих цели и задачи системы и обеспечи­вающих функционирование комплекса технических средств. Структуру подсистемы составляют: общесистемные про­граммы, специальные прикладные программы, оригинальные программы, разработанные специалистами конкретного пред­приятия или привлеченными специалистами, инструктивно-методические материалы по их применению. Характеристики подсистемы:

□     качественные характеристики включают оценку: сложнос­ти архитектуры комплекса программных средств, сложности и надежности программных компонентов и всей систе­мы автоматизированной обработки, программной реализа­ции алгоритмов обработки исходной информации и другие;

□     количественные характеристики включают оценку: общего количества программных компонентов системы,
объема оперативной памяти, занимаемой управляющими модулями; максимального объема оперативной памя­ти и другие.

Математическое обеспечение включает совокупность ма­тематических методов, моделей и алгоритмов обработки ин­формации.

Структуру подсистемы образуют: средства математическо­го обеспечения, средства моделирования процессов управле­ния, типовые задачи управления, методы математического про­граммирования, методы математической статистики и другие элементы.

□     Организационное обеспечение включает совокупность докумен­тов, методов и средств, регламентирующих взаимодействие персо­нала системы и технических средств, задействованных в процессе обработки данных. Функции подсистемы: анализ существующей системы управления, выбор направлений совершенствования сис-

темы управления, выбор и постановка задач управления, форму­лировка требований к комплексу технических средств.

Лингвистическое обеспечение представляет собой совокуп­ность языковых средств, предназначенных для формализа­ции естественного языка, построения и сочетания информа­ционных единиц при общении персонала вычислительной системы со средствами вычислительной техники.

Структуру подсистемы составляют: языки управления и манипулирования данными информационной базы, языковые средства информационно-поисковых систем, диалоговые язы­ки специального назначения, системы терминов и определе­ний, используемых в процессе разработки и функционирова­ния автоматизированных систем. Характеристики подсистемы:качественными характеристиками языковых средств явля­ются: ориентированность на пользователя системы, степень охвата параметров настройки системы на заданную опера­ционную систему и конфигурацию комплекса технических средств, степень сложности освоения языка, и другие;

□   количественными характеристиками языковых средств являются: общий объем языковых конструкций, время подготовки языковых конструкций для адаптации сис­темы на конкретную предметную область, и другие. Правовое обеспечение представляет собой совокупность пра­вовых норм, регламентирующих правоотношения, возникаю­щие при функционировании информационной системы и юри­дический статус результатов ее функционирования. Структуру подсистемы составляют различные нормативные акты, связан­ные с договорными отношениями разработчика и заказчика системы, правовым регулированием процессов, возникающих в ходе разработки системы.

Эргономическое обеспечение представляет собой совокуп­ность методов и средств, используемых на разных этапах раз­работки и функционирования автоматизированной системы и предназначенных для создания оптимальных условий работы персонала.

Функциональная часть информационной системы

Функциональные компоненты составляют содержатель­ную основу информационной системы и включают совокуп­ность функциональных систем, комплексов задач и проце­дур обработки, реализующих функции системы управления. В функциональном аспекте бухгалтерские информационные системы должны обеспечивать: выполнение необходимых рас­четов; подготовку, заполнение, проверку и распечатку пер­вичных и отчетных документов; перенос данных из одной отчетной формы в другую; накопление итогов, предоставле­ние возможности обращения к данным и отчетам прошлых периодов.

К комплексам задач информационной системы бухгалтер­ского учета относятся:

□     учет труда и заработной платы;

□     учет материальных ценностей;

□     учет основных средств;

□     учет готовой продукции;

□     учет финансово-расчетных операций;

□     учет затрат на производство;

□     сводный учет и составление отчетности.

В состав каждого комплекса входят отдельные задачи, для которых характерны логически взаимосвязанные выходные документы, получаемые на основе единых исходных данных. Комплекс содержит информацию о качественно однородных ресурсах предприятия.

Автоматизация выполнения отдельных функций управле­ния требует их расчленения на более мелкие части — функ­циональные задачи, для решения которых разрабатываются алгоритмы и пишутся программы.

2. СПОСОБЫ ДЕКОМПОЗИЦИИ СИСТЕМ

Процесс проектирования системы требует распределения разработчиков по отдельным направлениям работ, а так же увязки выделенных направлений в единое целое. Для определения состава элементов проектируемой системы и обеспечения связей между ними осуществляется ее декомпозиции и подсистемы. Этот процесс может быть осуществлен несколькими способами.

Декомпозиция по организационной структуре предприятия требует разработки подсистемы автоматизированном . и системы управления для каждого подразделения предприятием или каждой организации. Например, может разрабатываться автоматизированная подсистема для отдела труда и заработной платы, материального отдела и т.д., в каждой из которых будут реализовываться все функции управления. Такая система удобна для разработчика, поскольку ему несложно определить структуру автоматизированной системы, однако они полностью копирует структуру управления, сложившую на предприятии влиянием жестких ограничений, накладываемых ручным способом обработки, а потому затрудняет реализацию новых форм и методов управления.

Декомпозиция по функциям управления (планирование, учет и контроль, регулирование) расширяет возможности интегриро­ванной обработки данных по управлению, но снижает оператив­ность процесса из-за сокращения обратных связей внутри под­системы. Такая декомпозиция целесообразна в системах, обслу­живающих достаточно стабильные процессы, не требующие ин­тенсивных потоков информации в обратных связях.

Информационно-целевой метод декомпозиции базирует­ся на заранее сформулированной концепции проектирова­ния автоматизированной системы, представляющей собой со­вокупность принципов и требований, которым она должна удовлетворять. Предполагает декомпозицию системы по це­левым уровням:

о первый уровень включает подсистемы, обеспечивающие конечные цели предприятия и охватывающие все эта­пы разработки;

о второй — подсистемы, предназначенные для достижения частных целей и охватывающие часть этапов разработки. Преимущества метода информационно-целевой декомпо­зиции но сравнению с декомпозицией по организационной структуре и функциям управления состоят в достижении большего соответствия структуры системы управления су­ществующему производственному процессу, в выявлении пря­мых связей с этим процессом. Недостатки метода состоят в необходимости проведения большого объема работ по анали­зу производственного процесса и сопроводительной докумен­тации, в требованиях высокого уровня квалификации ис­полнителей работ.

В [27] бухгалтерский учет характеризуется как наука реалистическая, многое в которой базируется на соглашениях , договоренностях, представляемых как основополагающе принципы и стандарты. Это тормозит процессы унифицирования стандартизации, переход на международную систему бухгалтерского учета. Поэтому формализация учета и различных его моделей определяется как задача весьма актуальна и система учета, представленная в виде модели, способна им    принять унифицирующие и обобщающие функции.

Формализацию учета предлагается осуществлять основы­ваясь на логико-математическом подходе, поскольку логико-математические языки более близки природе учета, чем дру­гие формальные языки. Процедуры получения результатных данных из первичных основываются на логических операци­ях и могут быть достаточно просто формализованы.

Автором разработана система ситуационно-матричного мо­делирования, позволяющая всем учетным работникам и пользо­вателям одинаково понимать процессы формирования систе­мы учета и финансовой отчетности. Система базируется на ис­пользовании бухгалтерского языка ситуационного моделиро­вания и основными ее принципами названы следующие: D традиционный язык бухгалтерского учета (его основа — язык бухгалтерских проводок) является примером ис­кусственного формализованного языка, с помощью ко­торого возможно отражение и моделирование ситуаций; а  алгоритмичность данного языка недостаточна и ему не­обходимо придать синтаксическую форму, соответству­ющую современному уровню развития программно-ин­формационных технологий. В качестве синтаксичес­кого базиса бухгалтерского языка ситуационного мо­делирования предлагается его логико-математический эквивалент;

□ в язык необходимо внести дополнительные средства — логические и другие операторы для расширения его ал­горитмических возможностей и приближения к алго­ритмическим языкам программирования;

□     с помощью языка ситуационного моделирования воз­можна формулировка задач и создание модели ситуа­ционно-матричной бухгалтерии.

В работе предложены матричные модели:

□    формирования шахматного баланса;

□    бухгалтерского учета, начиная от записи проводок до получения оборотно-сальдового баланса;

формирования и анализа динамики балансовых отчетов с одноуровневой группировкой их активов и пассивов

□     формирования и анализа динамики балансовых отче­тов с двухуровневой группировкой их активов и пас­сивов и другие.

Разработаны логико-математические эквиваленты систем (форм счетоводства), основанные на логико-математической форме записи бухгалтерских проводок:

□   логико-математическая модель мемориально-ордерной

формы;

□     логико-математическая модель журнально-ордерной фор­мы и другие.

Предлагаемая концепция не привязывается к конкретной бухгалтерской программе, поэтому средства языка моделирова­ния могут эффективно использоваться независимо от програм­мы реализации. Такой подход соответствует идеологии компью­терного учета, поскольку в данном случае формы учета уже не рассматриваются как средства его ведения и могут трансформи­роваться одна в другую путем эквивалентного преобразования

2. ВОЗМОЖНОСТИ МОДЕЛЕЙ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Модели бухгалтерского учета обеспечивают следующие воз­можности:

а модель учета выступает как основа его комплексной формализации, повышает строгость и точность бухгалтерских построений (в части определения тер­минов, формулирования и обоснования отдельных тео­ретических положений);

а моделирование создает условия для выделения общих моментов, присущих учету в различных отраслях и системах народного хозяйства, что позволяет выработать единную методику учета;

□  моделирование позволяет проследить все возможные
комбинации учетных признаков, выявить взаимосвязи
между элементами системы;

□     учетные модели дают возможность сопоставить различ­ные системы учета, оценить их и выбрать наиболее эф­фективную;

□     модельные описания различных систем учета реали­зуются на ЭВМ, что обеспечивает увязку его задач с задачами планирования и анализа;

□  закономерности, выявленные на основе экономического модельного эксперимента и анализа, могут быть ис­пользованы в управлении хозяйственным процессом.

Традиционно используемые классификации учетной ин­формации являются структурообразующими элементами и важными факторами его существования и развития. Такимиклассификациям являются модели планов счетов, группировки счетов — статьи в балансовых отчетах, группировки, связан­ные с финансовыми результатами.

Классификационные модели могут быть представлены в разных формах, но, как правило, используют графические и табличные формы представления.

Система бухгалтерского учета описывается в виде совокуп­ности моделей учета и моделей их интерпретации.

Состав моделей учета:

□     модели первичной учетной информации;

□     модели системы счетов;

□     модели отчетности;

□     модели соответствия между моделью первичной учетной информации, моделью системы счетов и моделью отчетности

Состав моделей интерпретации;

□     номенклатура реквизитов первичной учетной информации;

□     план и классификационная схема счетов;   номенклатура отчетных показателей

Все возможные изменения осуществляются в рамках ин­терпретации одной я той же модели и не требуют ломки всей системы учета. Изменениями такого рода могут быть:

□     увеличение или уменьшения номенклатуры показателей;

□     изменения в плане счетов и классификаторах;

□     расширение или сокращение количества реквизитов в первичных документах и другие.

3. ОСОБЕННОСТИ БУХГАЛТЕРСКИХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ

Бухгалтерские информационные системы отражают отрас­левые особенности деятельности предприятий, различаются по функциям, принципам построения, техническому и мето­дологическому сопровождению, оказываемым дополнительным услугам и другим признакам. Такие системы:

□     разрабатываются применительно к малым, средним и большим предприятиям;

□     бывают универсальными или специализированными;

□     используются для целей управления на уровне отдель­ного предприятия или отраслевом уровне;

□     ориентируются на разные виды собственности;

□     используют разные типы настройки.

Для автоматизированного решения задач требуется нали­чие ряда компонентов, являющихся базовыми для любой ком­пьютерной информационной системы:

□     информационной базы объекта управления;

□     программного обеспечения;

□     вычислительной системы;

□     пользователей.

Основу бухгалтерских информационных систем составля­ет информация — совокупность количественных данных, не­обходимых для выполнения функций планирования, контро­ля, анализа и являющихся основой для принятия управлен­ческих решений. На разных предприятиях бухгалтерский учет организуется по-разному. На крупных предприятиях реали­зуются все виды учета — первичный, управленческий, фи­нансовый, каждый из которых решает свои задачи □      на уровне первичного учета осуществляются сбор, реги­страция, частичная обработка информации;

□     на уровне управленческого учета формируются резуль­татные данные, отражающие совершаемые хозяйствен­ные операции в стоимостной оценке в виде файлов бух­галтерских проводок;

□     на уровне финансового учета реализуется сводный учет, формируется Главная книга, бухгалтерский баланс и другие отчетные регистры.

На каждом уровне управления создаются автоматизированные рабочие места (АРМ) специалистов — экономистов, бухгалтеров, финансистов, аналитиков, взаимодействующие между собой.

На небольших предприятиях, в зависимости от их типа и размеров, реализуются финансовый и частично-управленчес­кий учет. Главным учетным регистром таких систем являет­ся журнал хозяйственных операций.

Задачи бухгалтерских информационных систем:

□     обеспечение автоматизированного решения всего комп­лекса задач бухгалтерского учета, планирования, ана­лиза финансово-хозяйственной деятельности, внутрен­него аудита;

□     получение достоверной оперативной информации о те­кущем состоянии дел на предприятии для принятия на ее основе необходимых управленческих решений;

□  интеграция оперативного, бухгалтерского, статистического учета на основе единой первичной информации;

□     получение достоверной информации для обратной связи, используемой при принятии управленческих решений;

□     автоматизация обработки на всех стадиях техпроцесса,
начиная со стадии первичного учета

 

2. Классификация БУИС

 

Российский рынок финансово-экономического программного обеспечения непрерывно развивается, а количество фирм, занимающихся его разработкой в настоящие время, постоянно растет. Широким спросом пользуются программные продукты для автоматизации страховых, торговых, строительных, банковских, промышленных и других предприятий.

Однако, проблема автоматизации бухгалтерского учета на предприятии остается одной из актуальных и сложных в современных условиях в силу необходимости сбора и переработки все возрастающих объемов информации, вызванных стремительной эволюцией бизнеса, и своевременной выдачи результатов, их анализа для принятия управленческих решений.

Развитие рынка БУИС в России прошло ряд этапов. Первые БУИС были созданы на базе больших вычислительных машин (ЕС ЭВМ) и представляли из себя бухгалтерские комплексы. Они использовались в основном для обработки больших объемов учетной информации на крупных промышленных предприятиях, в министерствах, так как были дорогими, требовали значительных площадей и специально подготовленный персонал для их эксплуатации. Данный этап развития БУИС характеризовался автоматизацией отдельных задач бухгалтерского учета. Автоматизировались наиболее трудоемкие участки, такие как учет труда и заработной платы, учет материальных ценностей, учет затрат на производство, калькулирование себестоимости продукции. Обработка информации в таких БУИС велась централизовано, а с появлением мини-ЭВМ децентрализовано.

Дальнейшее развитие БУИС было связано с экономическими переменами в России и с появлением ПЭВМ. Использование ПЭВМ приблизило источник информации к пользователю этой информации - бухгалтеру, минуя посредников (вычислительные центры), привело к созданию на базе ПЭВМ автоматизированных рабочих мест (АРМ). Широкое распространение получила децентрализованная обработка учетной информации и распределение баз данных между пользователями.

Среди БУИС данного класса в настоящее время наибольшее развитие получили бухгалтерские комплексы для автоматизации складского учета и учета труда и заработной платы. Они могут использоваться на крупных и средних предприятиях с большим оборотом хозяйственных средств и значительной численностью персонала.

Из известных на российском рынке программ данного класса можно выделить “Учет товаров и материалов” (фирма “Паритет-Софт”), “Склад” (фирма “Фолио”), “Торговый склад” (фирма “Компьютер-Сервис”), “Склад” (фирма “Инфин”), “Парус – Реализация и Склад” (корпорация “Парус”); “1С - зарплата” (фирма “1С”); “Заработная плата” (фирма “Паритет-Софт”); “Мини-зарплата”, “Макси-зарплата”, “Супер-зарплата” (фирма “Инфин”), “Зарплата” (корпорация “Парус”) и другие.

В силу своей специфики такие БУИС обеспечивают автоматизацию первичного учета и связаны с автоматизацией управленческого учета.

Для комплексной автоматизации бухгалтерского учета на предприятии необходимо наличие нескольких программ по участкам учета, а также сводной программы, осуществляющей разноску по счетам, составление оборотно-сальдового баланса и подведение итогов. При этом информация, поступающая с различных участков в сводную программу должна быть сопоставимой.

В начале 90-х годов появление в России большого количества коммерческих структур потребовало программного обеспечения для ведения простой бухгалтерии. На рынке бухгалтерского программного обеспечения появились так называемые мини - системы или мини бухгалтерии - разработки ряда фирм, позволяющие работать бухгалтерам самой разной квалификации. В этой связи появились такие системы как: “1С-Бухгалтерия Проф" (фирма "1С"); "Интегратор-Cоло" (фирма "Ифософт"); "ДиаСофт BALANS" (фирма "ДиаСофт"); "АУБИ – мини бухгалтерия" (фирма "О'Стрим"); “Инфо-Бухгалтер” для малых предприятий (фирма "Информатик") и другие.

Дальнейшее развитие бизнеса, деловых процессов, происходящих внутри предприятий потребовало от БУИС расширенных возможностей и перехода от упрощенного учета к универсальному. Для пользователей БУИС - квалифицированных бухгалтеров была необходима автоматизация не только всех учетных задач, но и получение своевременной, и оперативной финансовой информации для повышения эффективности управления предприятием, сохранения финансового равновесия, получения стабильной прибыли. Поэтому потребовались бухгалтерские системы, работающие в сети.

В этой связи появились комплексные бухгалтерские системы такие как «ABACUS», рассчитанный на бухгалтерию в 50 – 60 человек (фирма «Омега»); «Интегратор» (фирма «ИнфоСофт»); «БЭСТ»- для  комплексной автоматизации предприятий (фирма «Интеллект Сервис»); «Парус - предприятие» – вариант для крупных и средних предприятий (корпорация «Парус»); «Суперменеджер» (фирма «Ланкс»); «Турбо Бухгалтер» (фирма «Диц») и другие.

Данный класс бухгалтерских систем, относится к универсальным системам, которые легко настраиваются на специфику ведения бухгалтерского учета на промышленном предприятии и могут работать как в сети, так и на отдельных рабочих местах учетных работников. Поэтому подобные системы занимают самый большой сектор на рынке финансово-экономического программного обеспечения.

Такие БУИС представляют широчайшие возможности для ведения бухгалтерского учета на предприятии. Благодаря использованию различных современных информационных технологий, они обеспечивают:

− возможность настройки на особенности любой бухгалтерии, как для малых предприятий, так и для корпоративных структур. Это достигается, например, за счет ведения плана счетов, изменения и добавления налоговых ставок, проводок, видов начислений и удержаний, размера минимальной заработной платы;

− ведение расширенного аналитического учета за счет добавления к отдельным балансовым счетам аналитических признаков. Глубину аналитического учета можно определить по структуре плана отчетов. Некоторые программы позволяют добавлять к счету объекты аналитического учета до десятого порядка в глубину;

− регистрацию хозяйственных операций несколькими способами. Наиболее часто встречаются два подхода при регистрации хозяйственных операций - "от проводки" и "от первичного документа". В первом случае, как правило, ведется один или несколько журналов хозяйственных операций, в которых регистрируются проводки. Во втором - ввод данных по любой хозяйственной операции осуществляется на основе заполнения первичных документов (приходных и расходных кассовых ордеров, платежных поручений, авансовых отчетов и других). Далее система автоматически формирует соответствующие проводки;

− несколько вариантов ввода информации, что облегчает и ускоряет процесс регистрации учетной информации:

− вручную с клавиатуры на основе первичного документа;

− путем копирования хозяйственной операции из журнала и ее дальнейшей корректировки;

− на основе типовых операций посредством использования справочника типовых операций;

− путем заполнения бланков первичных документов, выбранных из справочника. Одновременно при вводе информации создается первичный документ и формируются проводки в журнале хозяйственных операций;

− формирование любых отчетных первичных документов, и оперативных сводок, а также форм финансовой отчетности в любой момент времени и за любой период ( от одного дня до года). Как правило, в любой системе предлагается набор стандартных форм ( оборотно -сальдовая ведомость, журналы - ордера, главная книга и другие), а также ряд отчетных форм, которые бухгалтер может настраивать в соответствии с постоянно меняющимся законодательством ( баланс предприятия, отчет о финансовых результатах, расчет НДС и другие). Использование встроенного текстового редактора или генератора отчетов позволяет создавать и корректировать любые бланки бухгалтерской отчетности, а также специфические для данного предприятия;

− формирование графических иллюстрации результатов финансово-хозяйственной деятельности посредством использования графического редактора;

− сбор информации обо всех этапах работы для контроля за деятельностью работников бухгалтерии. Для этого автоматически ведется журнал, в который заносятся данные о действиях пользователей системы;

− формирование оперативной информации о состоянии дел на предприятии, возможность консолидированного управления и получение консолидированных финансовых отчетов на основе использования сетевых технологий;

− надежность и сохранность информации путем определения для каждого пользователя уровня доступа (администратор, главный бухгалтер, бухгалтер, работник склада и др.); закрытия от изменений всех данных за определенный период; периодического резервного сохранения данных с последующим их восстановлением; проверки целостности данных и их корректировки после возможных сбоев в системе;

− введение многовалютного бухгалтерского учета;

− ведение учета на предприятиях розничной торговли, обеспечение связи системы с электронными кассовыми аппаратами;

 

Среди финансово-экономического программного обеспечения на российском рынке особое место занимают западные системы. Они демонстрируют комплексный подход к управлению финансами и бизнесом. Наиболее широко зарекомендовали себя программые комплексы для крупного бизнеса (“Scala”, “Sun System”, “Platinum”, “SAP”, “Avalon”, “Triton”).

Например, программный комплекс “Scala” используется для автоматизации учета в транснациональных корпорациях; “Sun System” – для ведения консолидированного учета зарубежных филиалов, “Platinum” позволяет выполнить разноску нескольких тысяч операций в минуту и может одновременно поддерживать работу до 200 пользователей.

Западные программые продукты относятся к классу комплексных бухгалтерских систем, в которых учет ведется в режиме реального времени. Они построены по модульному принципу. Основными модулями такой системы являются – Главная книга и Расширенный генератор отчетов (Premier Leoger and Frx); Банковская книга (Bank Book); Заказчики (Customers); Поставщики (Suppliers); Оформление заказов (Order Entry); Расчеты с заказчиками (Accounts Receivable); Склад (Inventory); Расчеты с Поставщиками (Purchase Order).

Настройка системы осуществляется путем задания связи каждого модуля с другими, начиная с “Главной книги”. Такой принцип построения делает систему гибкой, позволяет расширять ее возможности без существенной переработки путем добавления других модулей, например, по учету основных средств, по учету расчетов по заработной плате, по учету затрат на производство и других.

Основной причиной распространения западных программ на российском рынке явилась возможность ведения бухгалтерского учета в международных стандартах. Российские пакеты изначально создавались для Российского рынка и не были предназначены для расширения своих функций до ведения западного варианта учета. Западные пакеты с момента выхода их поставщиков на российский рынок в начале 90-х годов сумели успешно перестроиться для удовлетворения требований российского учета. В своем большинстве они способны поддерживать два варианта учета – западный и российский, однако очень громоздки и сложны для изучения, а также очень дорогостоящи. Российсктие производители подобных систем мало известны широкой общественности. Наиболее известным сейчас является отечественный комплекс “Галактика” (фирма “Галактика”).

Дальнейшее развитие возможностей БУИС вызвано необходимостью аналитической обработки учетной информации, накапливаемой в этих системах и используемой менеджерами и руководителями в повседневной деятельности для принятия управленческих решений. Использование известных экономико-математических методов,методов математической статистики, соответствующих инструментальных средств программирования в условиях жесткой конкуренции на Российском рынке привело к

появлению финансово-аналитических программ, позволяющих вести анализ финансового состояния и результатов деятельности предприятия. К ним можно отнести такие программы как – «Экспресс Анализ» (фирма «Телеком-Сервис»); «ФинЭксперт» (фирма «РосЭкспертиза»); «Альт-Финанс» (фирма «Альт»), “Audit Expert” (фирма “Pro-INVEST Consalting”) и другие.

В целях удовлетворения сложившегося спроса на рынке финансово-экономического программного обеспечения данные программы возможно использовать как самостоятельно для оценки, управления и расширения бизнеса на предприятии, так и в комплексе с уже существующими БУИС в качестве приложения для них.

Например, для расширения функциональных возможностей программы “Парус” (для средних и крупных предприятий) целесообразно использовать программу “Audit Expert”. Это позволяет кроме ведениия бухгалтерского учета и формирования отчетов выполнить:

- переоценку баланса по данным детального описания структуры активов и пассивов предприятия, что значительно повышает достоверность результатов анализа финансовых отчетов;

- анализ прошлой деятельности и текущего финансового состояния предприятия. При этом расчитываются показатели ликвидности, устойчивости, рентабельности и деловой активности предприятия, а также ряд параметров, позволяющих проанализировать динамику изменения структуры баланса с различным шагом как в абсолютных величинах, так и в процентах.

- приведение финансовой отчетности к международному стандарту, что делает результаты анализа понятными как для российских, так и для иностранных экспертов.

 

В настоящее время создание современных БУИС ориентировано на интегрированность в отношении автоматизации бухгалтерского учета, анализа отчетности и планирования деятельности предприятия. Интегрированные БУИС это многофункциональные системы для управлением предприятием. Необходимость создания таких систем очевидна сегодня уже для значительной части отечественных предприятий, как производственной так и торговой сферы. Подобные системы должны обеспечивать решение всего комплекса задач по обработке учетной информации, от сбора и проверки корректности информации, поступающей в базу данных, ее обработки по соответствующим алгоритмам, до анализа данных.Причем от пользователя в таких системах не требуется специальных знаний в области баз данных , факторного анализа или методов оптимизации.Для

создания интегрированных БУИС целесообразно использование компьютерной технологии «клиент-сервер». Установка мощных RISC-серверов или закупка СУБД, например, Oracle или SyBase требует немалых финансовых средств, привлечения высококвалифицированных специалистов, а также программной и аппаратной модернизации всей системы учета на предприятии, что сделает дорогостоящим такой проект. Разработка интегрированной БУИС для комплексного бухгалтерского учета, финансового анализа и планирования на предприятии с использованием приложений, построенных в архитектуре «клиент-сервер», имеет ряд преимуществ:

- Чрезвычайно низкие требования к производительности рабочих станций;

- Возможность распределить задачи по обработке данных среди нескольких серверов приложений;

- Незначительные требования по модернизации сети;

- Возможность дешевой и в то же время эффективной реализации удаленного доступа пользователей.

 

Использование локальных и глобальных вычислительных сетей, средств телекоммуникации определят особенности дальнейшего развития современных БУИС.

Следует запомнить:

В зависимости от функциональных возможностей современные БУИС делят на бухгалтерские комплексы, мини-бухгалтерии, комплексные бухгалтерские системы, и интегрированные БУИС.

Вопросы для самопроверки:

1. Какие основные классы БУИС вы знаете?

2. Что такое бухгалтерские комплексы?

3. Возможна ли комплексная автоматизация бухгалтерского учета на предприятии с помощью бухгалтерских комплексов?

4. Какие вы знаете мини-системы?

5. Какие возможности предоставляют комплексные бухгалтерские системы для ведения бухгалтерского учета на предприятии?

6. Какие вы знаете западные системы для автоматизации бухгалтерского учета?

7. Каковы тенденции развития современных БУИС?

 

                   2.3 Тема 3. Организация и ведение фонда нормативно-справочной информации (НСИ) в условиях автоматизации БУ на предприятии (Лекции - 2 часа, практические занятия - 4 часа)

 

1. Характеристика НСИ и ее значение при обработке информации в БУИС.

2. Классификация и кодирование учетной информации.

3. Организация и ведение массивов НИС в БУИС.

 

 

 

 

 

 

 

2.4 Тема 4. Бухгалтерский учет с использованием ПЭВМ на предприятиях малого и среднего бизнеса (Лекции - 4 часа, практические занятия - 20 часов).

 

Автоматизация бухгалтерского учета на малом предприятии.

Структура программного комплекса для автоматизации на малом предприятии.

1. Технология обработки информации в БУИС на малом предприятии.

2. БУИС для автоматизации учета на среднем предприятии

3. Особенности структуры программного комплекса автоматизации бухгалтерского учета на средних предприятиях.

4. Организация работы в БУИС, предназначенной для автоматизации бухгалтерии среднего предприятия.

 

                   2.5 Тема 5. Многоуровневая распределенная обработка учетной информации на предприятии. (Лекции - 2 часа, практические занятия - 2 часа).

 

1. Сущность и понятие автоматизированного рабочего места бухгалтера (АРМБ).

2. Назначение АРМБ.

3. Организация многоуровневой распределенной обработки учетной информации на предприятии.

Изучив данную тему, студент должен

знать:

АРМБ представляет собой совокупность инструментальных средств, включающих информационное, программное, техническое, методическое, правовое и лингвистическое обеспечение.

Программное обеспечение АРМБ должно включать три основных компонента.

• • • • • •

На крупном предприятии обработка информации с помощью БУИС

 

АВТОМАТИЗИРОВАННОЕ РАБОЧЕЕ МЕСТО СПЕЦИАЛИСТА

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Понятие автоматизированных рабочих мест (АРМ) возникло в 70-е годы. Оно трактовалось как средство для создания систем ав­томатизации проектирования и рассматривалось в качестве одно­го из возможных вариантов разработки интегрированных пакетов. На начальных этапах автоматизированной обработки данных по­нятие это ассоциировалось с графическими проектными комплек­сами на базе мини-ЭВМ. Это налагало специфику на характерис­тики его программного, технического, информационного и орга­низационного обеспечения. Доминантой была машинная графи­ка. Задачи в основном сводились к построению сложных схем, их модификации и отображению результатов проектирования с по­мощью графопостроителей. При таком подходе область примене­ния АРМ была крайне узкой и касалась в основном машинострое­ния, радиоэлектроники, микроэлектроники и т. д. — отраслей, где необходимо было выполнять большой объем графических и чер­тежных работ.

Ситуация коренным образом изменилась с начала массового выпуска персональных компьютеров. Сейчас уже трудно предста­вить какое бы то ни было производство, функционирующее без применения ПК. Идеальным средством для их внедрения и стали автоматизированные рабочие места специалистов.

В научной литературе трактовки АРМ различаются в зависимо­сти от назначения и предметной области. На рис. 11.1 схематично показано абстрактное рабочее место специалиста.

 

Для выполнения своей работы специалист, как правило, при­меняет определенные знания, навыки, приемы работы, использу­ет справочники, нормативные документы, инструктивно-распо­рядительную документацию, а также пользуется различными инст­рументальными средствами в зависимости от сложности решаемых задач. Он использует в основном сведения из информационного пространства некоторой предметной области.

Автоматизация такого рабочего места должна предусматривать: операции по поиску нормативно- справочного материала; проведение вычислительных работ при минимальном вмешательстве человека; поиск сведений (в том числе необходимых показателей) в информационном пространстве; редактирование и оформление результатов работы, а также их выдачу в нужной форме на соот­ветствующие носители; фоновое выполнение локальных расчет­ных задач.

Для эффективного функционирования хозяйствующих субъектов необходима оперативная переработка больших масси­вов информации, включая подготовку данных для принятия ре­шений на всех уровнях управления. В связи с этим возникла кон­цепция распределенных информационных систем, предусматри­вающая законченную автоматизированную обработку информа­ции на различных уровнях иерархии управления с последующей передачей необходимых агрегированных сведений снизу вверх. Реализация данной концепции выдвинула проблему создания на каждом уровне управления средств обработки информации, реа­лизуемой в виде АРМ. Таким образом, автоматизированное ра­бочее место специалиста становится важнейшим звеном в облас­ти обработки информации и новым элементом информационных технологий.

Разработка и широкое внедрение АРМ стали возможными бла­годаря   появлению  интерактивных инструментальных  средств

включая системы управления базами данных, средства визуализа­ции, дружественные интерфейсы, развитию коммуникаций и ин­теграции этих достижений с оргтехникой в единую «линейку» ав­томатизированной обработки информации непосредственно на рабочем месте.

Присутствие АРМ в контуре управления предполагает постоян­ное использование компьютера для общения специалистов в про­цессе их непосредственной деятельности, связанной с решением в интерактивном режиме разнообразных задач, поддерживающих продуктивное функционирование хозяйственной системы.

Понятие АРМ в момент его появления квалифицировалось так: «АРМ – это профессионально ориентированный вычислительным комплекс, состоящий из терминального устройства (возможно компьютера) и специализированного программного обеспечения. Как правило, такой комплекс располагается непосредственно на рабочем месте специалиста и предназначается для автоматиза­ции его работ».

Согласно ГОСТ 24003—84 АРМ определяется так: «АРМ пред­ставляет собой рабочее место персонала АСУ, оборудованное сред­ствами, обеспечивающими участие человека в реализации автома­тизированных функций АСУ»,

В современной научной и учебной литературе имеется множе­ство других определений, так или иначе связанных с последними достижениями научно-технического прогресса и развитием элек­тронных средств обработки информации. Главным их компонен­том остается понятие «рабочее место» — общепризнанный эле­мент организации труда вообще. Само рабочее место при этом трактуется как функционально ограниченная совокупность средств, ресурсов и предметов труда, необходимых конкретному исполнителю для его профессиональной деятельности. Кроме того, обычно учитываются особенности информационных техно­логий, использующих прогрессивные средства обработки дан­ных.

Исходя из тех же посылок, дадим следующие определения:

АРМ—комплекс аппаратных и программных средств, организа­ционных приемов, увязанных единой технологией, ориентированной на реализацию определенных проблем конкретной предметной облас­ти, а также регламентирующих документов и инструктивно-мето­дических материалов.

Отметим, что функционирование АРМ активизирует творчес­кую активность, интенсифицирует деятельность, способствует по­вышению исполнительской дисциплины специалистов всех уров­ней.

Перечислим основные цели создания АРМ:

совершенствование техники и технологии управления функци­онированием хозяйствующего субъекта;

сокращение сроков подготовки и улучшение качества управ­ленческих решений:

повышение уровня информационной поддержки процесса уп­равления конкретным субъектом;

перенос акцента на творческую деятельность сотрудников аппарата управления за счет высвобождения от рутинной обработки информации.

Для их достижения необходимо решение следующих задач:

сбор, контроль, фиксация, передача, обработка, хранение и ви­зуализация различных по форме, типу и структурированности све­дений;

интегрированная переработка информации, необходимой для управления хозяйствующим субъектом;

накопление, хранение и организация доступа к информации в виде баз данных и/или баз знаний;

транспортировка информации с использованием телекоммуни­кационных средств, обеспеченных должной защитой;

оперативный доступ к информационным ресурсам с использо­ванием сетевых информационных систем (локальных, региональ­ных и/или глобальных).

 

2. СОСТАВ И СТРУКТУРА АРМ

Из приведенных определений АРМ видны и его основные ком­поненты:

вычислительная техника - основной инструмент переработки информации;

организационная техника, выполняющая вспомогательные функции, способствующая процессам переработки информации и принятия решений;

информационное обеспечение - информационное пространство конкретной предметной области в совокупности с инструменталь­ными средствами поддержки его продуктивного функционирова­ния;

информационные технологии, обеспечивающие сбор, накопле­ние, хранение, корректировку, обновление, транспортировку и переработку информации;

математический аппарат, нужный для формализованной увязки предметных сущностей (с использованием соответствующих мо­делей и методов);

программное обеспечение, поддерживающее устойчивое функ­ционирование аппаратно-программных средств и работу прило­жений;

набор реализуемых проблем, функций, задач, работ как основы бизнес-процессов функционирования хозяйствующего субъекта и его структурных подразделений;

телекоммуникационные средства, обеспечивающие транспорти­ровку (пересылку и/или прием) информации;

технологии принятия решений на основе полученных результа­тов обработки информации;

сервисные средства, выполняющие функции обслуживания процесса переработки информации;

Методическое обеспечение (организационная и распорядительная документация, инструкции, методические и обучающие средства, методики определения эффективности проектирования и создания приложений и др.);

лингвистическое обеспечение (языки программирования, вклю­чая языки СУБД, визуальные средства реализации приложений, языки разметки, специальные языковые средства, а также сред­ства поддержания дружественного диалога специалиста с модуля­ми АРМ и др.);

организационное обеспечение (организационная структура хо­зяйствующего субъекта и его подразделений, соответствующие схемы управления, порядок взаимодействия с внешними органи­зациями);

эргономическое обеспечение (средства, предметы, условия труда, пространственно-структурная организация рабочего места).

Все эти средства можно сгруппировать в соответствии с разно­образными видами обеспечения, учитывая при этом их назначе­ние и выполняемые функции.

 

3. ПОДХОДЫ К РЕАЛИЗАЦИИ АРМ

Рассмотрим основные положения, которыми руководствова­лись разработчики АРМ, придерживаясь ретроспективы их появ­ления.

Первые АРМ были профессионально-ориентированными, и их программное обеспечение определялось, как правило, характером выполняемых работ. Они предназначались для конкретных специ­алистов и обеспечивали решение задач соответствующей предмет­ной области.

Вместе с тем широкое распространение получил функциональ­ный подход к разработке АРМ, который сводился к следующему. Анализировались функции, выполняемые работниками той или иной профессии. Из них выбирались наиболее типичные с после­дующим созданием программных средств для их автоматизации. Разработанное программное обеспечение объединялось в целост­ный комплекс, поддерживающий задачи соответствующей про­фессии, который оформлялся в виде конкретного АРМ. При всех своих недостатках и ограничениях такой подход стал целым эта­пом в становлении концепции АРМ. Управленческая деятель­ность описывалась как совокупность процессов, соотнесенных с графиком выполнения заданий, причем деятельность каждого со­трудника увязывалась с деятельностью остальных. Таким образом, возникал общий план-график работ. Исходя из него формирова­лись задания исполнителям, выдавались напоминания, накапливались данные о деятельности сотрудников. Использование необ­ходимых данных позволяло осуществлять рассылку документов внутри учреждения, отправлять, получать и обрабатывать сообще­ния с различных рабочих мест и проводить совещания специалис­тов, находящихся на значительном удалении друг от друга. Интег­рированные программные пакеты с перечисленными функциями и служили базой для автоматизации.

Напомним, что при разработке функционального программ­ного обеспечения большое внимание должно уделяться органи­зации взаимодействия с пользователем. Наиболее предпочти­тельной формой общения пользователя с компьютером стала организация диалога в  форме меню. Отметим ряд общих свойств такого интерфейса:

  Работа с несколькими дисплейными окнами; возможность управления работой программ через пункты меню;  распределение памяти между актуализированными программами без вмешательства пользователя; передача и прием данных через буфер обмена.

Наличие широкого спектра программного обеспечения для ПК не исключало необходимости разработки новых приложений, по мере того как возникала необходимость создания АРМ для новых профессий. Требовались дальнейшая их специализация, привязка к деятельности конкретного отдела, подразделения и т. п. По мере накопления программных средств и более точной спецификации служебных обязанностей специалистов возникали предпосылки для полного отказа от функционального подхода к созданию АРМ. В идеале они должны создаваться под конкретного специа­листа с учетом решаемых задач, взаимосвязей с другими сотрудни­ками, личных наклонностей и привычек. Учет этих факторов ка­сается не только функционального программного обеспечения, технических и организационных средств, но и соблюдения эрго­номических требований.

К настоящему моменту известен ряд подходов к проектирова­нию и реализации АРМ специалиста различных предметных обла­стей и их соотношения с организационными структурами; рас­смотрим некоторые из них.

Первый подход предполагает встраивание АРМ в действующую систему управления. В данном случае они разрабатываются с уче­том не только функциональных обязанностей специалистов, но и сложившихся между ними производственно-управленческих от­ношений. При этом сохраняются принятый в организации стиль управления и сложившийся документооборот. Функциональные обязанности специалистов в своей основе не претерпевают изме­нений, за исключением освоения новых инструментов обработки данных и техники работы с ними.

 

Второй подход предполагает создание соответствующих АРМ для специалистов, которые будут работать в рамках заново формируемой системы управления. При этом необходимо предусмотреть внедрение прогрессивного документооборота; как правило, он должен быть электронным, и его надлежит поддерживать сред­ствами автоматизации на всех уровнях иерархии управления. От­метим, что влияние АРМ на эффективность управленческих ре­шений обусловлено главным образом использованием новых ме­тодов их обоснования, широким привлечением формального ма­тематического и статистического аппарата, а также адаптацией пользователей к современным средствам автоматизации. Они обеспечивают поддержку на всех этапах процесса принятия реше­ния, который должен быть непрерывным или иметь как можно разрывов во времени.

Третий подход предусматривает частичное изменении действующей системы управления и принятия решений, которые поддерживаются соответствующими АРМ. В этом случае возмож­на лишь частичная адаптация некоторых из них при сохранении большинства в исходном состоянии.

Говоря о функционировании АРМ, необходимо рассмотреть компонент, который должен быть принят за единицу обработки на рабочем месте специалиста. К таким единицам согласно сложив­шейся иерархии можно отнести проблему, функцию управления, бизнес-процесс, задачу, работу. При этом проблема может состо­ять из нескольких функций управления, каждая из которых реали­зуется совокупностью бизнес-процессов и/или задач в общем слу­чае. Что касается соотношения бизнес-процесса и задачи, одно­значно здесь ответить затруднительно. В зависимости от степени сложности задача может реализовывать несколько бизнес-процес­сов и, наоборот, емкий бизнес-процесс может включать несколько задач. Каждая задача реализуется благодаря выполнению опреде­ленного перечня работ, характерных для нее. Уместно напомнить, что любая проблема и/или функция управления также может быть реализована соответствующим набором бизнес-процессов, задач и работ. Поэтому при проектировании конкретного АРМ следует организацию обработки информации строить с учетом иерархии выбираемых единиц обработки.

При классической организации обработки информации пре­дусматривалось последовательное решение задач (соответствую­щие АРМ относятся к первому поколению, за основную единицу обработки в них принималась задача). Второе поколение АРМ предполагало объединение задач в соответствии с функциями уп­равления, и в пределах каждой из них задачи решались в заданном порядке. Отметим, что обработка информации при использова­нии АРМ первого и второго поколений предполагала разрыв во времени между переработкой данных и принятием решения, что мешало оперативно реагировать и воздействовать на возникаю­щие ситуации. Что касается организации данных, то они могли представлять собой набор файлов, либо баз данных, либо их соче­тание.

Комплексной обработке информации для принятия решений способствовало развитие концепции баз данных и систем управле­ния ими. Наличие агрегированного информационного простран­ства позволило существенно сократить разрыв во времени между обработкой и принятием решений. Так появились АРМ третьего поколения, основной единицей обработки для которых был уже бизнес-процесс.

В настоящее время появляется все больше АРМ, относящихся к четвертому поколению. В основу их функционирования положены понятия работы как основной единицы обработки информации и потока работ.

Главным достоинством АРМ является возможность встраивания элементов ноной информационной технологии в процесс управления (сложившийся, новый или трансформиро­ванный) без нарушения естественного хода выработки и принятия конструктивных управленческих решений. Программно-техни­ческие средства АРМ предоставляют пользователю возможность в режиме диалога с компьютером учитывать трудно формализуемые факторы путем отслеживания процесса обработки данных, при необходимости вмешиваясь в его ход и внося необходимые кор­ректировки. При этом можно производить многократные расче­ты, моделируя возможные варианты и реализуя различные ситуа­ции, что повышает обоснованность и оперативность принимае­мых решений.

К наиболее важным преимуществам АРМ относятся:

персонализация выполнения работником своих обязанностей, поддержание дружественного интерфейса в терминах предметной области, создание эффективной технологии решения задач управ­ленческим персоналом в интерактивном режиме без традицион­ных посредников, являвшихся штатными сотрудниками АСУ (ма­тематиков, программистов, системщиков, различного рода опера­торов);

компактность размещения персонифицированного оборудова­ния, доступность и простота его эксплуатации за счет создания простых диалоговых процедур взаимодействия конечного пользо­вателя с вычислительными ресурсами;

возможность работать в автономном режиме, а также в качестве функциональных узлов сети и/или человеко-машинных подсис­тем низового звена в многоуровневых иерархических системах уп­равления ;

возможность выбора единиц обработки (в том числе в допусти­мом их сочетании) согласно иерархии, обусловленной реальной сложностью функционирования хозяйствующего субъекта и его структурных подразделений;

включение программно-аппаратных средств в контур комму­никационных отношений конечных пользователей, что способ­ствует их продуктивной деятельности.

Создавая АРМ специалиста в области управления, необходимо учитывать следующие обстоятельства:

структура и функции объекта и/или системы управления могут либо модифицироваться, либо трансформироваться в процессе их функционирования;

цели функционирования хозяйствующего субъекта могут ста­виться недостаточно четко, а отдельные из них могут трактоваться и/или восприниматься неоднозначно;

консерватизм исполнителей (с учетом человеческого фактора) и элементов уже существующей системы предполагает определен­ное противодействие (пассивное, а иногда и активное) любым уп­равляющим воздействиям.

 

4. КЛАССИФИКАЦИЯ АРМ

Существует несколько оснований классификации автоматизи­рованных рабочих мест; рассмотрим их по порядку.

В соответствии с функциональными обязанностями специали­стов различают АРМ экономиста, бухгалтера, технолога, зоотех­ника, агронома и т. д. Они могут быть разработаны также для тех­нического персонала - инспектора по кадрам, секретаря-рефе­рента, архивариуса и др.

В зависимости от используемых информационно-вычислитель­ных ресурсов АРМ подразделяют на индивидуальные и корпора­тивные. Последние предполагают четкое выделение функций ад­министрирования и более жесткие требования к методам органи­зации работы пользователя.

Информационные АРМ решают задачи классификации, сбора, структурной организации, корректировки, хранения, поиска, вы­борки и выдачи информации. Для всех этих задач характерны про­стые вычислительные и логические процедуры. Информационные задачи наиболее трудоемки и занимают большую часть рабочего времени специалистов.

АРМ вычислительного типа решают в основном вычислитель­ные и/или логические задачи. Их подразделяют на два типа: пол­ностью и частично формализованные. Задачи первого типа реша­ются с использованием формальных алгоритмов, реализующих либо методы прямого счета, либо основанные на известных математических методах. Реализация задач второго типа осуществляет­ся с использованием специального инструментария (методов и алгоритмов эвристического программирования, нейроматематики, нейроалгоритмов, нейросетевых решений и т. п.).

Интеллектуальные АРМ ориентированы на реализацию задач, связанных с семантической обработкой информации (текстов, ре­чевой и видеоинформации).

АРМ классифицируют и по типу взаимодействия специалистов с компьютером. При разработке интерфейсов широкое распрост­ранение получили следующие методы организации режима диало­га: выбор действий и/или функций из предлагаемого меню; выполнению функций, перечень и последовательность которых прописывается средствами командного языка. Кроме того, активное взаимодействие пользователя с компьютером мо­жет обеспечиваться за счет применения специальных диалоговых языков, языков разметки (HTML, XML, PERL и др.), а также ре­чевых диалоговых систем.

Отметим, что эффективность применения любого из перечис­ленных средств обусловлена не только простотой и удобством реа­лизации проектных и программных решений, но и требованиями к организации диалога, учитывающего лингвистический, психо­логический и эргономический факторы.

Несколько слов о речевых средствах диалога. В настоящее вре­мя известны речевые диалоговые системы, непосредственно встроенные в компьютер. Они способны адаптироваться и к голо­су исполнителя, и к лексике предметной области, являясь по сво­ей сути самообучающимися системами с характерными компо­нентами искусственного интеллекта. Кроме того, они обладают элементами защиты аппаратных средств и информационных ре­сурсов от несанкционированного доступа. Голосовой интерфейс имеет ряд преимуществ: соотносится с наиболее естественной формой общения, обеспечивает оперативное взаимодействие с си­стемой, не предусматривает посредников в виде промежуточных носителей и средств, обладает простотой в освоении пользовате­лем лексики предметной области.

По степени зависимости АРМ подразделяются на автономные, полуавтономные и распределенные.

Автономные АРМ характеризуются замкнутым циклом обра­ботки информации и используют собственные ресурсы. Первые системы такого типа строились на базе мини-ЭВМ и/или микро-ЭВМ, а в настоящее время создаются на основе персональных компьютеров. Автономные АРМ обеспечивают независимость и самостоятельность в работе исполнителя, простоту структуры комплекса технических средств. К числу их недостатков следует отнести дублирование информации в различных местах ее обра-

ботки, трудоемкость поддержания целостности данных и обеспе­чения их непротиворечивости.

Полуавтономные АРМ для решения некоторых задач использу­ют наряду с собственными внешние ресурсы. Как правило, они функционируют либо в автономном режиме, либо в режиме связи с внешними источниками данных. Строятся они на той же техни­ческой базе, что и автономные, но дополняются средствами связи с более мощными вычислительными ресурсами (в виде аппарату­ры приема-передачи данных).

Наиболее часто полуавтономные АРМ функционируют в каче­стве компонентов локальной вычислительной сети, расположен­ном на ограниченной территории, при этом не используются телекоммуникационные средства связи общего назначения.

Распределенные АРМ функционирую в режиме телекоммуни­кационной связи с центральным информационно-вычислитель­ным комплексом. Удаленные от головного компьютера рабочие места могут быть технически реализованы либо как абонентские пункты обработки данных, либо как дисплейные комплексы с клавиатурой, подключенные в качестве терминального средства к центральной ЭВМ посредством локальной или глобальной сети, либо как рабочие станции (клиенты).

Основные выгоды, связанные с применением сетей при функ­ционировании полуавтономных и распределенных АРМ:

создание высокопроизводительных систем обработки данных за счет объединения нескольких компьютеров в мошный инфор­мационно-вычислительный комплекс;

повышение надежности системы благодаря сетевой организа­ции обработки данных;

автоматизация документооборота, позволяющая постепенно перейти на безбумажную технологию и в. конечном итоге к элект­ронному документообороту;

эффективное использование ресурсов сети благодаря связи компонентов АРМ; обеспечивается групповая и одиночная рас­сылка документов, контролируется их прохождение и исполне­ние;

интеграция вычислительных ресурсов и эффективное их ис­пользование за счет разделения во времени работы дорогостоящих периферийных устройств (высокоскоростной печати, электрон­ных хранилищ данных);

отсутствие дублирования данных у клиентов благодаря их цент­рализованному хранению на сервере, обеспечение корпоративно­го доступа к файлам и базам данных.

Сетевое решение проблемы подразумевает, естественно, ис­пользование соответствующей операционной системы, поддержи­вающей работу всех программных и аппаратных средств; лучше всего подходит UNIX либо Windows последних версий.

Отметим, что построение современных АРМ, учитывающих перспективу, предполагает использование полнофункциональной экспертной системы с базами знаний, машиной логического вы­вода, подсистемой объяснений, способной истолковать пользова­телю полученные результаты для принятия эффективных реше­ний.

Следует рассмотреть еще один из наиболее перспективных ва­риантов функционирования АРМ - так называемые мобильные или виртуальные автоматизированные рабочие места (ВАРМ). Они предполагают организацию единою информационного про­странства, хранилища данных, электронного документооборота, подключение к Интернет, обеспечение эффективной защиты информации и телекоммуникационных каналов. В данном случае рабочее место рассматривается как ПК с которым выполняется работа , а как  способ коммуникации с системой.  ВАРМ формируется автоматически при входе в систе­му в зависимости от введенного идентификатора и пароля в рам­ках механизма электронного документооборота (см. предыдущую главу).

Наряду с рассмотренными вариантами классификации исполь­зуются и другие подходы — с точки зрения состава программного обеспечения, единиц обработки данных, эргономических факто­ров и др.

 

5. ПРИНЦИПЫ ПОСТРОЕНИЯ АРМ И ТРЕБОВАНИЯ К НИМ

Проектирование и разработка АРМ являются сложной систем­ной проблемой, которая нацелена на решение организационных, технических, математических, лингвистических, программных, эргономических и других вопросов. Ее решение предполагает изу­чение предметной области, выбор методов и средств проектирова­ния, соблюдение общесистемных и специфических принципов построения программных продуктов.

Рассмотрим сначала общесистемные принципы создания АРМ.

Системное единство. На всех стадиях создания, функциониро­вания и развития АРМ должна обеспечиваться его целостность. При этом следует исходить из того, что АРМ рассматривается и как элемент системы управления, и как локальная информаци­онно-вычислительная система. Последняя должна обеспечивать полный набор компонентов информационной технологии, ин­формационные взаимосвязи различных моделей (математичес­ких, статистических, информационных и др.), определенные вза­имоотношения между специалистами, новые формы взаимодей­ствия пользователя с компьютером и информационными ресур­сами.

Принцип системного единства на этапе проектирования АРМ предусматривает последовательное выполнение следующих ра­бот.

Постановка задачи. Определяются цели разработки новых ал­горитмов, программных средств и/или адаптации существующих. Формулируются основные требования к алгоритмам, программ­ным компонентам, лингвистическим средствам, информацион­ным ресурсам и их структурной организации.

Структуризация. Определяется место и описывается среда функционирования АРМ в системе организационного управле­ния. Формулируются требования и ограничения к программному и информационному обеспечению, к различного уровня интерфейсам специалистов с АРМ. Прописываются интерфейсы технических средств между собой, с ПК, каналами связи, выбирают необходимые и перспективные  протоколы обмена, а также средства защиты транспортируемых данных. Оп­ределяются уровень ответственности, количество пользователей, интенсивность информационного взаимодействия и т. п. Выбира­ют адекватные механизмы принятия решений.

Параметризация. Анализируются и уточняются параметры име­ющихся в наличии технических средств. Выбираются в качестве инструментов реализации соответствующее проектное, программ­ное и информационное обеспечение. Устанавливается соответ­ствие каждого средства требованиям и ограничениям, описанным на этапе структуризации.

Сама структура будущего АРМ декомпозируется на функцио­нально однородные компоненты с выявлением связей (информа­ционных, управленческих и структурных) между ними. Про­граммная реализация должна обеспечивать достижение заданных параметров. Составляется и печатается проектная документация, удовлетворяющая требованиям организационного, технического, программного и информационного обеспечения.

Реализация. Данный этап предполагает непосредственную раз­работку адаптируемого программного и информационного обес­печения в виде функционально однородных компонентов АРМ с реализацией информационных, управленческих и структурных связей между ними; при этом следует учитывать возможность на­стройки под конкретного пользователя. Решаются также органи­зационные, технические и эргономические вопросы в соответ­ствии с требованиями и результатами предыдущих этапов проек­тирования. Готовится проектная документация в соответствии с требованиями технического и рабочего проектов.

Разрабатывая АРМ, необходимо подвергнуть критической ре­визии:

способы кодирования и хранения обрабатываемой информа­ции (текстовой, графической, аудио- и видеоматериалов и др.);

формы представления текстовой и графической информации;

соотношение текстовых и графических материалов с целью вы­бора наилучшего способа представления информации специалис­ту, принимающему решение;

параметры интенсивности запросов и времени их обслужива­ния в многопользовательском варианте системы;

методы и способы архивирования информации при ее хране­нии и обмене между компонентами АРМ.

Гибкость. Предполагает адаптацию программного и информа­ционного обеспечения функционально однородных компонен­тов АРМ с реализованными связями (информационными, управ­ленческими и структурными) к возможным трансформациям си­стемы управления благодаря модульности построения его элементов и соблюдения соответствующих стандартов. При этом необходимо учитывать и человеческий фактор, поскольку АРM по своей сути является человеко-компьютерной системой. Принцип гибкости предполагает наличие методического и линг­вистического обеспечений, позволяющих специалисту самостоя­тельно видоизменять форму, структуру и наполнение выдавае­мых компьютером документов, а также дополнять функциональ­ные возможности АРМ в меру своей профессиональной подго­товленности и степени владения предоставленными для этих целей средствами.

Устойчивость. Программно-аппаратные средства АРМ обяза­ны стабильно функционировать вне зависимости от воздей­ствия на них внутренних и внешних нештатных ситуаций и/или факторов. При возникновении таких отклонений в отдельных компонентах АРМ они должны легко устраняться, а работоспо­собность системы в целом - быстро восстанавливаться. Устой­чивость работы достигается за счет применения дополнитель­ных технических устройств и соответствующей аппаратуры, обеспечивающей безопасность на физическом уровне, а также за счет использования специальных программных средств за­щиты всех компонентов, включая программное обеспечение и информационную базу.

Единообразие. Предполагает использование специалистами АРМ единых понятий, терминов, условных обозначений, симво­лики, способов представления и отображения данных, средств проектирования и программирования и т. д. Вся эта атрибутика регламентируется международными, общегосударственными и от­раслевыми стандартами. Необходимо помнить также о совмести­мости компонентов атрибутики, их иерархической увязке и не­противоречивости .

Эффективность. Обусловлена назначением АРМ как конструк­тивного компонента хозяйствующего субъекта, основной целью функционирования которого является получение прибыли. Это достигается за счет повышения рентабельности, сокращения издержек производства и совершенствования системы управления. Поскольку АРМ является компонентом, который непосредствен­но не производит материальных благ, стоимость его разработки и эксплуатации должна быть минимальной. Это обстоятельство предполагает тщательность в выявлении структурных модулей АРМ, возможность наращивания и совершенствования отдельных его структурных элементов и связей между ними, четкое опреде­ление затрат на создание и внедрение, расчет экономической эф­фективности всех стадий проектирования по общепризнанным методикам.

Ориентация на специалиста. АРМ необходимо создавать таким образом, чтобы от пользователя не требовалось специальных знаний  в области программирования. Специалист должен оставаться в рамках свойственной, привычной ему технологии проведения расчетов и формирования необходимых документов. Поддержание такой технологии предполагает:

разработку широкого спектра возможных интерфейсов, вклю­чая и интеллектуальный, обеспечивающих диалог исполнителя с компьютером;

отбор лексики конкретной предметной области с последую­щим ее включением в электронный словарь, компоненты которо­го активно используются в диалоге исполнителя с АРМ;

инвариантность и модульность системного обеспечения АРМ;

адаптируемость функционально-ориентированных компонен­тов АРМ самим специалистом предметной области без обращения к разработчику программных продуктов.

Функциональная полнота. В рамках конкретной предметной об­ласти АРМ обеспечивает удовлетворение информационной по­требности пользователя, проведение необходимых расчетов и вы­числений, а также накопление и обработку информации. Достига­ется это за счет применения программных средств, основу кото­рых составляют развитые и проверенные алгоритмы. Адаптация существующих программных модулей АРМ к изменившимся средствам управления должна производиться без существенной реконструкции системы управления в целом.

В современных условиях функционирования хозяйствующих субъектов принципиальным моментом является включение в кон­тур принятия решений экспертных систем с их базами знаний.

Помимо рассмотренных принципов необходимо остановиться и на основных требованиях к созданию АРМ:

достаточное полное удовлетворение информационных и вы­числительных потребностей специалиста;

однородность и технологическая совместимость технических средств и программного обеспечения;

возможность индивидуальной адаптации к потребностям кон­кретных специалистов в части форм отображения входной ин

формации, выходных отчетов, различного уровня интерфейсов и т. п.;

наглядность, естественность, информационная емкость форм отображения ситуационной обстановки;

мощность языковых средств взаимодействия специалиста с компьютером, минимизация времени на получение необходимых сведений, интерактивный режим;

максимальное быстродействие каналов связи при корпоратив­ной работе в клиент-серверной системе;

функциональная адаптация АРМ и его интерфейса к уровню подготовки специалиста;

простота отроения;

доступность приемов и средств общения пользователя с информационным и программным обеспечением

достаточность и доступность терминологических понятий лек­сики предметной области;

гибкость (обеспеченная модульным построением компонен­тов) в обслуживании аппаратно-программных средств.

Этот список не является исчерпывающим; он может допол­няться и видоизменяться в зависимости от конкретных условий функционирования хозяйствующего субъекта, его взаимодействия с другими предприятиями и организациями.

 

6. ФУНКЦИИ   И ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ РАЗРАБОТКИ АРМ

Исходя из рассмотренных принципов и требований, выделим главные функции, обеспечивающие продуктивное функциониро­вание как самих АРМ, так и хозяйствующего субъекта в целом, уп­равление которым поддерживается с их помощью. К таким функ­циям относятся:

поддержание в актуализированном состоянии информацион­ных ресурсов хозяйствующего субъекта, а также их защита от не­санкционированного доступа;

обеспечение информационного и справочного обслуживания специалистов всех уровней управления;

персонализация вычислений с выполнением арифметических и логических операций, а также операций отношения;

аналитические, математические, статистические, финансовые, проверки свойств и значений, учета, контроля, управления, регу­лирования, обработки и др.;

совершенствование интеллектуального интерфейса за счет под­держания в актуализированном состоянии лексики предметных областей;

своевременное обновление аппаратных средств и приобретение лицензионного программного обеспечения;

неукоснительное соблюдение требований международных стандартов и соглашений (ISO-9001:2000 и др.), а также их рос­сийских аналогов (ГОСТ РИСО 9001-2001).

Для автоматизированной реализации выделенных функций не­обходима определенная организация данных и знаний, а также создание языковых средств взаимодействия специалистов АРМ различного уровня с программным обеспечением и информаци­онными ресурсами.

Существенную роль в определении функциональных возмож­ностей АРМ играют его целевое назначение, профессиональная ориентация, основные бизнес-процессы, организационная структура хозяйствующего субъекта.

Рассмотрим основные функции сотрудников, привлекаемых к процессу управления организацией.

Известно, что руководители различною уровня, а также лица, принимающие решения (как правило, специалисты), выполняют значительное количество служебных функций, реализации кото­рых требует соответствующей профессиональной подготовки. Ес­тественно, создаваемые АРМ должны поддерживать главные из них, в том числе:

оперативное управление и принятие решений, их информаци­онное обеспечение, развитие баз данных и знаний, постоянно по­полняемых оперативной и достоверной информацией; к некото­рым базам или их частям может иметь доступ ограниченное число специалистов, а к отдельным их сегментам  - только высшие ру­ководители;

представление информации в форме, адаптированной к психо­логическим особенностям пользователя (в частности, согласую­щейся с его антропометрическими характеристиками);

высокая степень интеграции необходимых сведений при доста­точной оперативности связи с источниками информации в преде­лах хозяйствующего субъекта;

получение необходимой и достоверной информации из баз данных, особенно от непосредственных помощников и референ­тов, в кратчайшее время;

разумное сочетание эффективного функционирования АРМ руководителя, опирающегося на централизованную информаци­онную базу, с локальными информационными базами различных специалистов.

Реализация перечисленных функций, определяющих рабо­тоспособность и функционирование АРМ, требует опыта, нали­чия средств анализа информации и возникающих ситуаций, от­работанных схем принятия решений с минимальной адаптаци­ей, доступности технических и программных средств, их надеж­ной работы.

Основными функциями исполнителя (технического работни­ка) системы управления являются: оформление текстовых доку­ментов (печать, тиражирование, рассылка), ведение карточек и архивов, контроль ежедневных личных планов руководителей, об­работка входящей и исходящей информации, контроль исполни­тельной дисциплины и др.

Работа с документами весьма характерна для различных АРМ и составляет до 85 % и более всех выполняемых работ в АРМ персо­нала управления. Она предполагает ведение базы текстов и фай­лов, формирование, редактирование и рассылку документов, кон­троль за их прохождением и использованием.

Ведение баз данных и файлов на магнитных носителях, содержащих полнотекстовые документы, предполагает поддерживание их в актуализированном и достоверном состоянии. Что касается документов, то они м.б. исключены из базы данных или пересланы в архив как утратившие юридическую силу, а вновь поступившие вводятся в работу, становясь активным компонен­том информационных ресурсов организации.

Как правило, формирование документов и их редактирование выполняют с помощью соответствующих офисоориентированных программных средств (например, Word). Для этой цели использу­ют шаблоны документов, различного рода тексты, хранящиеся в качестве заготовок. В то же время может быть разослан вариант редактируемого документа непосредственно на дисплеи исполни­телей для его коррекции с последующим обобщением всех правок и их сведения в отредактированном документе. Исправленный до­кумент распечатывают, получая необходимое количество «твердых копий».

Рассмотрим основные средства, которые способствуют продук­тивному функционированию хозяйствующего субъекта и АРМ, поддерживающих процесс управления.

В настоящее время получила распространение электронная по­чта (e-mail), обеспечивающая отправку, транспортировку, отсле­живание и получение корреспонденции; ее функционирование поддерживается сетевыми информационными системами различ­ного уровня и ранга. Широко применяются в АРМ и возможности графического представления (когда необходимо отобразить про­цесс, объект, закономерность и т. п. в виде столбиковых, сектор­ных диаграмм, гистограмм, а также различного рода схем, карт и т. п.).

Наряду с графикой применяются программные средства (на­пример, PowerPoint), позволяющие создавать демонстрационный материал; они используются как иллюстрации при проведении совещаний, докладов и выступлений. Основным преимуществом презентаций является совместное отображение числовой, тексто­вой, табличной, образной, мультимедийной и графической ин-

формации; они могут быть выведены на широкоформатные де­монстрационные жидкокристаллические экраны.

Для эффективной организации рабочего времени сотрудников аппарата управления могут быть полезны специальные программ­ные продукты, обеспечивающие планирование работ с разбивкой на различные интервалы времени, корректировку планов, учет и анализ их выполнения и т. п. — так называемые «электронные секретари» и др. Базовой в них является функция планирования рабочего дня, а также контроль и анализ выполнения плана. Пла­нирование строится на основе распределения ресурса рабочего времени между различными работами за определенный период (НЕДЕЛЯ, МЕСЯЦ, ДЕНЬ); при этом важно оценить реальную трудоемкость каждой работы. При выполнении этих работ часто возникают потребности в корректировке сроков их начала, окончания и очередности. Такие изменения обусловлены различ­ными факторами, которые трудно учесть заблаговременно (болез­ни, срочные дополнительные работы, указания вышестоящего ру­ководства и т. п.). Эти функции в АРМ реализуются в виде «дело­вого дневника», «записной книжки», «рабочего блокнота», «лич­ной картотеки» и т. д.

Наиболее известным программным продуктом в данной обла­сти является Microsoft Outlook. Он поддерживает электронный календарь, электронный дневник, заметки (электронная запис­ная книжка), задачи (выполняемые работы), электронную почту (отслеживает входящие, отправленные, исходящие и удаленные сообщения), позволяет архивировать необходимую информа­цию.

Групповые телекоммуникации (дискуссии, обсуждения, сове­щания и т. п,) реализуются в АРМ средствами телеконференций (при наличии на предприятии сетевой информационной систе­мы).

Одной из важных функций АРМ руководителя и специалиста является поиск необходимых данных и знаний по регламентным и случайным запросам в соответствии с заданными условиями. При реализации запросов предусматривается однократное зане­сение информации в базу при многократном и комбинирован­ном ее использовании в выходных отчетах. Кроме того, регла­ментные запросы соотносятся с заранее оформленными образца­ми выходных документов, в которых преобразования входных данных в выходные либо отсутствуют, либо выполняются по простым алгоритмам. Что касается случайных запросов, то ре­зультат по ним выдается в форме «по умолчанию» без структури­зации данных, руководствуясь принципом «как получится» (как выдаст система).

В заключение рассмотрим последовательность операций по разработке АРМ, ее основные этапы. Некоторые из них могут выполняться параллельно, исходя из имеющегося времени, ресур­сов, наличия квалифицированных математиков, аналитиков, про­ектировщиков, информационщиков и программистов.

1.         Изучение и характеристика предметной области:

место АРМ в обшей схеме системы организационного управле­ния (СОУ);

выявление проблем, функций, задач, работ, подлежащих авто­матизации;

выявление данных, необходимых для реализации проблем, функций, задач, работ;

построение инфологической (информационно-логической) модели АРМ:

детальная характеристика пользователей АРМ с учетом их иерархии в системе управления

2.         Разработка элементов внешнего технического процесса:
документопотоков;

входных и выходных форм документов; инструкций по заполнению входных форм; распорядительных документов.

3.         Разработка элементов технологического процесса функционирования программного обеспечения АРМ:

регламентные запросы и их программная реализация; программное обеспечение для выдачи выходных форм; контроль данных и его программная реализация; ввод и корректировка данных; выдача данных; обработка данных;

порядок взаимодействия пользователей с разработчиками АРМ.

4.         Выбор технических средств для АРМ:

вычислительная техника и телекоммуникационное оборудова­ние;

оргтехника; схема оснащения рабочего места специалиста; график ввода вычислительной и организационной техники в контур управления.

Разработка схемы реализации проблем, функций, задач, ра­бот в рамках АРМ.

Выбор инструментальных средств для реализации ПО проблем, функций, задач, работ и его разработка.

Разработка графика ввода АРМ в контур СОУ.

Сдача АРМ в опытную эксплуатацию (возможно частями).

Сдача АРМ в промышленную эксплуатацию (возможно час­тями).

Обучение специалистов работе с АРМ.

Создание демонстрационного варианта функционирования АРМ и его испытания.

Приведенный перечень этапов может изменятся (вирировать) при реализации конкретного АРМ для конкретного хозяйства в зависимости от реальных условий его функционирования.

 

2.6 Тема 6. Автоматизация обработки информации по учету основных средств (Лекции - 4 часа, практические занятия - 4 часа).

 

1. Организационно-экономическая сущность комплекса задач.

2. Информационное обеспечение для решения задач учета основных средств.

3. Алгоритмы основных расчетов в комплексе задач учета основных средств (ОС).

4. Организация обработки информации по учету ОС на ПЭВМ.

Изучив данную тему, студент должен

 

 УЧЕТ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ Организационно-экономическая постановка задачи

 

Основные средства (ОС) представляют собой совокупность материально-вещественных объектов и ценностей, действую­щих в неизменной натуральной форме в течение длительного периода. Это средства, создающие материально-техническую основу и условия производственно-хозяйственной деятельно­сти предприятия. Основные средства подразделяются на про­изводственные и непроизводственные.

К производственным основным средствам (фондам) отно­сят здания» сооружения, оборудование, машины, транспорт­ные средства и другие объекты, функционирующие в сфере материального производства. Сохраняя первоначальную на­туральную форму, они переносят свою стоимость на произво­димую продукцию, выполняемые работы или оказываемые ус­луги частями в сумме начисленной амортизации (износа).

К непроизводственным основным средствам (фондам) отно­сят объекты основных средств, функционирующие в отраслях непроизводственной сферы (жилищно-коммунальное хозяй­ство, учреждения культуры, здравоохранения и т.п.).

В практике учета к основным средствам относятся предме­ты стоимостью выше 100 ММОТ (минимальная месячная оп­лата, труда) и сроком службы более года,Независимо от стоимости в состав основных средств включают сельскохозяйственные машины и орудия, взрослый рабочий и продуктивный свет. По составу в зависимости от целей использования и выполняемых функций основные сред­ства учитывают по следующим группам и подгруппам.

I.         Здания (корпуса мастерских, административные здания, жилые здания и другие объекты хозяйственного и социально-бытового назначения). Инвентарным объектом в
этой группе являются каждое отдельно стоящее здание, при­стройки, имеющие самостоятельное значение (склады, гара­жи и др.).

II.    Сооружения (автомобильные дороги, мосты, водохра­нилища и др.). а совокупности представляющие собой инженерно-строительные объекты. Инвентарным объектом счита­ется каждое отдельное сооружение.

 

III. Передаточные устройства (линии электропередач, тепло­ сети, газовые сети и др.) - совокупность объектов, предназначенных для передачи электрической, тепловой и механической энергии.

IV.     Машины и оборудование:

а) силовые машины и оборудование (двигатели внутренне­
го сгорания, силовые трансформаторы и др.);

б) рабочие машины и оборудование (станки, аппараты, агрегаты и др.);

в) измерительные и регулирующие приборы и устройства
(весы, дозаторы, микроскопы и др.);

г)  вычислительная техника;

д) прочие машины и оборудование (пожарные машины и др.) - машины и аппараты, не вошедшие в перечисленные выше группы.

V. Транспортные средства, предназначенные для перемещения людей, транспортировка грузов.

VI. Инструмент.

Производственный инвентарь и принадлежности (вер­стки, быш и др.).

УШ. Хозяйственный инвентарь             

IХ. Рабочий н продуктивный скот

X.  Многолетние насаждения. Инвентарными объектами многолетних насаждений считаются отдельные сады, лесополосы независимо от их количества, возраста и породы.

XI.    Прочие основные средства (библиотечные фонды и др.).
Классификация основных средств учитывается при созда­нии справочников для базы данных.

В базе данных учитываются многие экономические и учет­ные характеристики основных средств: год сдачи в эксплуата­цию ОС, инвентарный номер, заводской номер, подразделе­ние и материально ответственное лицо, за которым закрепле­ны ОС, шифр и норма амортизации, балансовая стоимость,

износ и др.

Основные средства оцениваются по первоначальной, вос­становленной (рыночной) и остаточной стоимости. Фиксиру­емая в бухгалтерском учете первоначальная стоимость - этовеличина затрат на приобретение или возведение объектов. Она относительно постоянна.

В базе данных фиксируется балансовая стоимость ОС, ко­торая отражается в отчетности и балансе.

В процессе эксплуатации ОС изнашиваются, стоимостная ве­личина износа фиксируется в базе данных. Если из балансовой стоимости ОС вычесть износ, получим расчетную величинуос­таточной стоимости ОС, которая также фиксируется в БД.

Учет поступления ОС ведется в разрезе классификацион­ных групп, инвентарных объектов, подразделений и матери­ально ответственных лиц.

При поступлении ОС в эксплуатацию оформляется акт при­емки-передачи, в котором проставляются все перечисленные реквизиты и корреспонденция счетов. Акт приемки-передачи ОС составляют на каждый объект в отдельности, а информа­ция сохраняется в БД.

Каждому объекту ОС, принятому на учет (программно на ПК), присваивается инвентарный номер. При этом использу­ется порядковый код. Присваивать вновь поступившим ОС номер выбывшего объекта.

Учет наличия и движения ОС ведется на активном балан­совом счете 01 "Основные средства".

Под влиянием времени в процессе эксплуатации ОС посте­пенно изнашиваются. Стоимостный износ компенсируется за счет накапливания средств путем включения в себестоимостьпродукции амортизационных отчислений. Величина аморти­зационных отчислений зависит от балансовой стоимости объекта ОС и нормы амортизации.

В условиях рыночной экономики степень интенсивности амортизации ОС определяется характером финансовой поли­тики и стратегии предприятия. При благоприятной конъюнк­туре сбыта и цен оно стремится быстрее амортизировать сто­имость активной части ОС, а с ухудшением конъюнктуры -замедлить темпы амортизации.

В кашей стране запрещено начислять амортизацию и из­нос по полностью амортизированным объектам.

Годовые нормы амортизации ОС утверждаются централизо­ванно и являются едиными дм всех предприятий независимо от форм собственности. Не начисляется амортизация по объектамжилищного фонда, книжному фонду, продуктивному скоту.

Амортизацию (износ) начисляют ежемесячно по вновь при­нятым на учет ОС начиная с 1 -го числа месяца, следующего за месяцем поступления. По выбывшим объектам начислениеамортизации прекращается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем выбытия из эксплуатации.

Расчет амортизации по автотранспорту производите* от­дельно с учетом фактического пробега автотранспорта 3* от­четный месяц. Все это необходимо учитывать при автомати­зированной обработке данных.

Технолога учета основных средств

АРМ "Учет основных средств" является составной частью комплексной автоматизации бухгалтерского учета на предприятия. Так же как я другие АРМ  эта группа программ,

АРМ "Учет основных средств" разрабатывается в строгом соответствии с имеющимся инструктивным материалом бухгал­терского учета и поддерживает журнально-ордерную форму учета. АРМ "Учет основных средств" позволяет производить учет основных средств с момента приобретения до полною их списания, получить все необходимые сведения_по_учету нали­чия основных средств как после введения в эксплуатацию, так и до нее. Предоставляет возможность получить все необходимые Данные в разрезе видов, отраслей, групп, подгрупп, материалов, ответственных лиц, подразделений, направлений производственных затрат, счетов учета, наименований основных средств и инвентарных номеров как по наличию и движению основныхсредств, так и по расчету амортизационных отчислений, ( и обеспечивает получение необходимых сведений для формирования отчетных форм периодической и годовой отчетности.

С помощью АРМ "Учет основных средств" ведется их учет с момента поступления, а затем и после ввода в эксплуатацию. Поэтому, при приобретении основного средства на него  заводится инвентарная карточка учета основных средств. Пользователь имеет возможность вести автоматизированный учет основных средств по всем перечисленным счетам и получать соответственно необходимую информацию как по наличию основных средств, так и по их движению.

Программы, предназначенные для обработки информации по учету основных средств, рекламируемые для практического использования, имеют много общего в технологии обработки данных по учету основных средств.

Рассмотрим технологию обработки информации учета ос­новных средств, разработанную кафедрой АИТ КубГАУ.

Главное меню представлено здесь следующими функциями:

•  Настройка программы;

•  Подготовка справочников;

•  Обработка входящих документов;
 Получение выходных документов.

Функция Подготовка справочников предусматривает созда­ние базы данных, которая представлена следующими спра­вочниками: балансовых счетов, материально ответственных лиц, видов основных средств, групп основных средств, подгрупп основных средств, наименований основных средств, подразде­лений предприятия, направлений производственных затрат.Справочники могут дополняться информацией и в ходе об­работки информации.

Рассмотрим функцию главного меню Обработка приходя­щих документов, которая включает следующие режимы:

•  первоначальный ввод остатков основных средств;

•  движение основных средств;

•  изменение балансовой стоимости;

•  ввод пробега автотранспорта.

Первоначальный ввод остатков основных средств. В каждом предприятии на момент внедрения программы в наличии име­ется определенное количество основных средств, учет кото­рых осуществляется в инвентарных карточках. Информация с инвентарных карточек, на которых ведется первичный учет основных средств в предприятии, заносится в память ПК. В дальнейшем информация инвентарных карточек будет хра­ниться в базе данных основных средств.

На экране монитора высвечивается форма инвентарной карточки, заполнение указанной формы производится в диа­логовом режиме: постоянная информация извлекается из базы данных (справочников), переменная информация (дата ввода в эксплуатацию ОС, заводской номер, балансовая стоимость их  сумма износа) переносится с первичного документа клави­атурой компьютера.

В крупных сельскохозяйственных предприятиях насчиты­вается до двух тысяч инвентарных объектов, причем многие из них имеют одинаковы реквизиты {наименование, дату ввода в эксплуатацию, шифр и норму амортизации»

Первоначальный ввод информации об основных средствах |в инвентарных карточек производится по материально -ответственным лицам, Завершается ввод сравнением введенной ин­формации с имеющимися в наличии ОС по инвентаризации 01"0сновныесредства" по балансу. После корректировки информации можно произ­водить второй - расчетный этап.

Режим Движение основных средств состоит из ряда опера­ций: поступление или ввод, передача, расход, списание и про­дажа основных средств,

Поступление или ввод в эксплуатацию нового основного сред­ства. Данная операция выполняется аналогично первоначаль­ному вводу основных средств. Информация о поступлении ос­новных средств берется из первичных документов.

Инвентарный номер проставляется в новую инвентарную карточку программно с использованием порядкового кода. Полная информация о вновь поступившем основном средствехранится также в базе данных.

Передача основного средства от одного материально ответ-ственного лица другому. При выполнении данной операции пользователь имеет возможность изменить вид основного сред­ства, отрасль, подразделение и направление производствен­ных затрат. При этом в базе данных и на экране монитора фор­мируются две записи: одна - на получение основного средстваматериально ответственным лицом, другая - на передачу ос­новного средства. После этого на экране монитора высвечи­вается список основных средств у передающего подотчетного лица. Необходимо отметить передаваемые основные средства, после этого в базе данных произойдут соответствующие изме­нения, а на принтере программно распечатается накладная на передачу основного средства.

Расход, списание и продажа основных средств. Эта опера­ция реализуется по материально ответственным лицам. При этом на экране монитора высвечиваются все основные средствауказанного  подотчетного лица, производится отметка выбывающих основных средств и программно удаляются из базы данных одновременно фиксируется запись

 

 

 

2.7 Тема 7. Автоматизация учета материальных ценностей (МЦ) (Лекции - 2 часа, практические занятия - 4 часа)

 

Организационно-экономическая сущность комплекса задач по учету МЦ.

Задачи бухгалтерского учета МЦ на предприятии.

1. Порядок ведения учета МЦ на складе и в бухгалтерии.

2.Информационное обеспечение комплекса задач учета МЦ.

3.Декомпозиция комплекса задач учета МЦ на задачи.

4.Перечень классификаторов и словарей для обработки информации на ПЭВМ.

5.Первичные документы, используемые в учете МЦ и требования к ним.

6.Выходные ведомости, формируемые в процессе решения комплекса задач по учету МЦ.

7.Схема данных решения комплекса задач и ее описание.

8.Организация ведения учета МЦ на ПЭВМ.

9.Технология обработки информации по учету МЦ на складе предприятия и в бухгалтерии.

10.Дерево диалога процесса обработки информации по учету МЦ и его описание.

11.Инвентаризация МЦ на ПЭВМ.

Изучив данную тему, студент должен

знать:

Учет МЦ ведется параллельно кладовщиком и бухгалтером.

• • • • • • • • В составе материалов учитываются также инвентарь и хозяйственные принадлежности.

 

 

2.8 Тема 8. Автоматизация учета готовой продукции (работ, услуг) и ее реализация (Лекции - 2 часа, практические занятия- 2 часа).

 

1.Организационно-экономическая сущность комплекса задач по учету готовой продукции (ГП) и ее реализации.

2.Задачи бухгалтерского учета ГП на предприятии.

3.Порядок ведения учета ГП и ее реализация на складе и в бухгалтерии предприятия.

4.Информационное обеспечение комплекса задач по учету ГП.

5.Декомпозиция комплекса задач учета ГП на задачи.

6.Нормативно-справочная информация, используемая для обработки информации по учету ГП на ПЭВМ.

7.Первичные документы, используемые для учета ГП и ее реализации

 

 

2.9 Тема 9. Автоматизация расчетов с персоналом по оплате труда. (Лекции - 4 часа, практические занятия- 6 часов).

 

1.Характеристика комплекса задач расчетов с персоналом по оплате труда.

2.Информационное обеспечение комплекса задач.

3.Алгоритм для расчетов начислений и удержаний по заработной плате (З.П.).

4.Учет и контроль выработки З.П. рабочих - сдельщиков на ПЭВМ.

5.Автоматизация учета отработанного времени и неявок на работу.

6.Организация расчетов по З.П. с рабочими и служащими с использованием ПЭВМ.

7.Автоматизация расчетов по депонированной З.П.

Изучив данную тему, студент должен

знать: • • • • • • •

Принципы создания и эксплуатации системы автоматизированных расчетов с персоналом по оплате труда.

 

уметь:

Организовать на предприятии расчеты с персоналом по оплате труда на ПЭВМ.

 

 

                    

                    Тема 10. Автоматизация учета финансово-расчетных операций, сводного учета и составления отчетности. (Лекции - 2 часа, практические занятия - 4 часа)

 

1.Органзационно-экономическая сущность комплекса задач по учету финансово-расчетных операций на предприятии

- Задачи бухгалтерского учета финансово-расчетных операций (УФРО) на предприятии.

- Порядок ведения учета финансово-расчетных операций.

 

2.Информационное обеспечение комплекса задач УФРО.

- Перечень справочников, используемых для решения комплекса задач;

- Первичные документы, необходимые для ведения учета финансово-расчетных операций на предприятии;

- Схема данных процесса решения комплекса задач УФРО и ее описание.

 

3.Организация обработки информации по УФРО, сводному аналитическому и синтетическому учету и составление отчетности.

- Технология обработки информации по;

- Дерево диалога решения комплекса задач и его описания.

 

Изучив данную дисциплину, студент должен

знать: • • • • • • •

Принципы создания и эксплуатации системы учета ФРО, сводного аналитического и синтетического учета и составления отчетности.

 

уметь:

Используя полученные знания, организовать ведение учета ФРО, сводного учета и составления отчетности на предприятии с использованием ПЭВМ.

 

 

 

                   Тема 11. Обзор рынка программных средств автоматизации бухгалтерского учета. (Лекции - 2 часа, практические занятия - 2 часа).

 

1.Анализ состояния автоматизации бухгалтерского учета в РФ.

2.Обзор современных отечественных и зарубежных разработок, анализ концепций автоматизации учетных и аналитических задач.

3.Основные тенденции развития БУИС.

Изучив данную тему, студент должен

знать: •

Бухгалтерские информационные системы в своем развитии прошли ряд этапов. Уровень развития БУИС соответствует достижениям в

области ВТ, программного обеспечения и отвечает требованиям развития экономики.

• • • В настоящее время наиболее популярными БУИС являются универсальные комплексные системы.

 

уметь:

Ориентироваться в существующем многообразии бухгалтерских программных продуктов.

Выбирать необходимый бухгалтерский программный продукт для использования на своем предприятии.

 

читать учебно-методическую литературу и пользоваться ресурсами INTERNET:

1. "Бухгалтерские информационные системы." Голкина Г.Е., МЭСИ, 2000г.

2. Ресурсы INTERNET (по теме БУИС):