Глава 3  Анализ хозяйственной деятельности

 

 

В ходе учета хозяйственной операций система 1С: Предприятие накапливает информационную базу.

Анализ информационной базы происходит следующим образом:

1.     Программой производится расчет бухгалтерских итогов (БИ) за заданный пользователем квартал (кварталы)

2.     Пользователь указывает период,  за который ему необходимо подвести бухгалтерские итоги.

3.     По запросу пользователя программа формирует различного рода отчеты за этот период. Например, отчеты за второй квартал:

·        Оборотно-сальдовая ведомость

·        Шахматка

·        Анализ счета

·        Анализ субконто

·        Книга продаж

·        Книга покупок

·        Баланс идр.

Расчет итогов

 

 

Период расчета бухгалтерских итогов задается с помощью команды Управление бухгалтерскими итогами из меню Операции.

Период, до которого итоги системой уже рассчитаны, указан в окне "расчет итогов установлен".

   Изменение границы периода поддержки итогов:

¨     Установить квартал, до которого требуется рассчитать итоги (по умолчанию – квартал, следующий за последним рассчитанным)

¨     Нажмите кнопку Установить расчет. Будут рассчитаны итоги за период, добавленный к ранее рассчитанному.

Полный расчет итогов выполняется:

q       после изменения настроек плана счетов

q       если сбой компьютера при работе с программой         нарушил (или мог нарушить) текущее состояние итогов.

 

***************************************************************

Упражнение 37

 

1.     Рассчитайте бухгалтерские итоги по второй квартал включительно.

2.     Когда Вам придется выполнить эту операцию в следующий раз?

3.     Можно ли рассчитать итоги за квартал, по которому еще не зарегистрировано ни одной операции?

 

Период построения отчетов

 

период, за который формируются отчеты, задается с помощью команды Параметры меню Сервис:

¨     Выберите вкладку бухгалтерские итоги

¨     Задайте границы периода: Интервал – квартал или все квартала с начала года; Интервал – месяц  или несколько месяцев; Произвольный интервал (например, одна неделя) Один день или несколько дней с начала месяца.

¨     Установленный период отчетов устанавливается в нижнем правом углу окна программы

         Период построения отчетов может быть изменен во время формирования конкретного отчета.

****************************************************************

 

 

Виды отчетов

 

 

Отчеты используются для получения бухгалтерских итогов, а также другой сводной или детальной информации. Конкретный отчет выбирается из меню Отчеты (или Операции/Отчеты). Многие отчеты имеют кнопки на панели Команды Бухгалтерии.

Отчет можно разделить на несколько видов:

q       Стандартные  бухгалтерские отчеты

Входят в состав типовой конфигурации. Используются для анализа итогов на уровне счетов, субсчетов, объектов аналитики и т.д.

q       Специализированные отчеты

Создаются для получения специфической выборки информации и (или) для получения особого вида печатной формы. Обычно ориентируются на конкретный раздел учета.

q       Регламентированные отчеты

Отчеты, предназначенные для передачи в контролирующие инстанции. Регламентированные отчеты ежеквартально обновляются фирмой 1С и распространяются среди зарегистрированных пользователей.

o       Регистры налогового учета

o       Кадровый учет и расчет зарплаты

************************************************************

Упражнение 38

 

1.     Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость  с помощью одноименной кнопки на панели инструментов Команды Бухгалтерии. Распечатайте отчет

2.     Проведите 31 января регламентированные документы Начисление амортизации и Закрытие месяца через меню Торговля и бухгалтерия→Регламентированные операции. Почему сумма амортизации отсутствует?

3.     Обновите оборотно-сальдовую ведомость двойным щелчком по кнопке в левом верхнем углу окна и определите какие изменения в информационную базу внес документ Закрытие месяца. Каков финансовый результат месяца?

 

Детализация отчета

Для анализа отчета, поиска и исправления ошибок удобно пользоваться детализацией (расшифровкой) данных отчета.

   Под детализацией понимается автоматическое построение новых отчетов "раскрывающих" какой-либо параметр текущего отчета.

Признак возможности детализации параметров отчета – изменение формы курсора на лупу. Двойной щелчок "лупой" позволяет получить более детальную информацию о параметре отчета.

   Если детализировать параметр можно разными способами, на экране возникает меню для выбора способа детализации.

Конечный пункт детализации  - операция или экранная форма документа.

Если в реквизитах операции обнаружена ошибка, ее можно исправить.

  Для завершения детализации закройте все окна с нужным отчетом, и, если вносили изменения в операции, дважды щелкните по кнопке Обновить, чтобы изменения отразились в отчете.

 *****************************************************************

Упражнение 39

1.     Вы хотите разобраться, почему деятельность предприятия в январе убыточна? Прежде всего, надо определить, какой вид деятельности принес убыток. Произведите детализацию конечного дебетового сальдо по счету 80, выбрав способ детализации Карточка счета. Какой вид деятельности принес убытки и с какого счета списана сумма убытка?

2.     Закройте карточку счета 80 и вернитесь к оборотно-сальдовой ведомости. Детализируйте обороты по счету 46, способ детализации – Анализ счета. С кредита, какого счета списана большая сумма?

 

Настройка отчетов

Экранная форма отчета позволяет настраивать не только период построения отчета, но и многие другие параметры отчета (счет, вид субконто, значение субконто и др.)

Количество, вид и правила заполнения реквизитов настройки целиком зависят от конкретного отчета.

   Печатная форма отчета появляется после того, как нажата кнопка Сформировать (окно настройки остается открытым) или ОК (окно настройки закрывается).

    Созданный отчет можно просматривать с помощью линейки прокрутки и клавиш управления курсором, при этом на экране всегда будут видны шапка и "боковик" отчета.

       Если в ходе просмотра отчета выявилось, что некоторые настройки надо поменять, дважды щелкните кнопку Настройка в верхнем левом углу окна, измените, настройки и еще раз сформируйте отчет.

        При формировании отчета с помощью кнопок на панели инструментов экранная форма возникает только в тех случаях, когда требуется уточняющая информация.

*****************************************************************

 Упражнение 40

1.     Измените настройку отчета Анализ счета, чтобы проанализировать счет 37. Какая сумма пришла на счет 37 со счета 20?

2.     Детализируйте эту сумму. Определите, какие затраты учтены на счете 20?

3.     Проведите Анализ счета 20 по субконто "Материалы". Детализируйте сумму затрат, узнайте какие затраты учтены и закройте окно.

4.     Сформируйте кассовую книгу за январь.

 

Табло счетов

 

Табло счетов предназначено для оперативного получения наиболее важной информации из бухгалтерских итогов. В отличии от отчетов, которые необходимо обновлять после исправлений, данные в табло счетов при любых изменениях обновляются автоматически.

        Табло счетов позволяет просматривать остатки и обороты по заданным счетам за любой рассчитанный период. По умолчанию  он совпадает  с заданным периодом подведения бухгалтерских итогов  но не может быть меньше месяца. Период можно изменять (Действия/Сменить период) или  одноименную кнопку на панели инструментов окна.

       Для того чтобы открыть табло счетов выберите в меню Сервис команду Табло счетов.

       Работа с записями стандартная. При создании новой записи обязательно заполняется первая графа (Счет). Если выводятся данные  по валютным счетам, указывается валюта, по которой выводятся итоги (Вал..), и признак вывода итогов в валютном выражении. Остальные графы предназначены для вывода итогов за установленный период. Панель инструментов табло счетов можно скрыть – Действия/Панель инструментов.

 

Табло счетов удобно расположить в нижней части экрана, а в верхней поместить окно Журнала операций так, чтобы окна не пересекались.

***************************************************************

Упражнение 41

1.     Откройте табло счетов.

2.     Введите коды счетов, динамику которых Вы хотите отслеживать. в первую очередь это расчетный счет (сч.51) и касса (сч.50.1).

3.     смените период табло счетов на 1 квартал.

4.     Скройте панель инструментов окна Табло счетов.

5.     Откройте Журнал операций и расположите окна так, чтобы были видны все счета табло счетов.

6.     Оформите платежное поручение №1 от 2 февраля на оплату, поступивших 1 февраля от Базы «Продукты» товары кондитерские изделия (вафли Причуда, конфеты «Ассорти», конфеты «Барбарис», «Белочка»,печенье «Юбилейное»)

7.     проведите оплату товара (по выписке из банка от 4 февраля). Проследите за изменением данных на табло счетов.

табличная часть

 

Организационные аспекты

 

Сохранение и восстановление данных

 

Информационная база, с которой Вы работаете, может быть случайно повреждена в результате поломок оборудования, воздействия вируса или ошибок пользователя. избежать потери данных позволяет ежедневное сохранение накопленной информации в сжатом виде – создание архивных копий базы данных. Архив можно размещать  на жестком диске или/ и на дискетах. Размер файла архива зависит от объема информационной базы.

   Для создание архивной копии:

1.     Подготовьте место для записи архива (чистые, отформатированные дискеты или свободное место на жестком диске)

2.     Завершите работу со всеми   компонентами системы 1С: Предприятие.

3.     Запустите систему 1С: Бухгалтерия в режиме Конфигуратор.

4.     Выберите команду Администрирование/Сохранить данные.

5.     В открывшемся окне укажите расположение и имя архива.

6.     Нажмите кнопку Сохранить – архив будет записан и система сообщит об этом на табло.

Для восстановления данных:

1.     Запустите Конфигуратор с той базой, которую надо восстановить.

2.     выберите в меню Администрирование команду Восстановить данные.

3.     Укажите архив и нажмите Восстановить.

******************************************************************

Упражнение 42

1.     Создайте на дискете архивную копию информационной базы АО.

2.     Какое расширение имеет файл-архив?

3.     В каком случае архив состоит из нескольких частей?

4.     Каков объем заданного архива?

5.     Запустите программу Проводник и определите размер вашей информационной базы (адрес базы). Во сколько раз уменьшился объем информационной базы.

6.     Предположим, что ваша информационная база повреждена. проведите восстановление данных.

7.     Закройте Конфигуратор.

 

 

Система 1С: Предприятие может работать с несколькими информационными базами, что позволяет с помощью одной программы вести независимый учет бухгалтерских операций по нескольким организациям.

   Для создания новой информационной базы:

1.     Запустите программу Проводник и создайте папку, в которой будет размещена новая база.

2.     Вставьте в дисковод первую дискету комплекта поставки конфигурации и запустите программу установки конфигурации (файл setup.exe).

3.     Следуя указаниям программы установите, с помощью кнопки Обзор укажите, где находится папка для файлов новой базы, и продолжите установку.

4.     Когда установка закончится, запустите программу 1С: Бухгалтерия. Типовая конфигурация. Измените, название на нужное Вам и запустите программу с новой базой.

*****************************************************************

Упражнение 43

Вам предложили работать по совместительству бухгалтером в небольшом магазине. Вы согласились. До сих пор учет в этой организации велись вручную. вы, естественно, будите использовать свой компьютер и программу 1С: Бухгалтерия. Необходима новая информационная база.

1.     Создайте на диске D папку Магазин.

2.     Установите новую информационную базу (каталог установки –D:\Магазин).

3.     Запустите систему 1С: Предприятие, переименуйте созданную вновь базу (новое название – Магазин №18) и запустите программу 1С: Бухгалтерия с новой информационной базой.

 

Ввод входящих остатков

 

Если автоматизация бухгалтерского учета начинается на действующем предприятии, необходимо:

q       ввести константы

q       заполнить справочники

q       при необходимости настроить план счетов

q       настроить корректные проводки

q       настроить типовые операции

q       ввести входящие остатки

Для  ввода входящих остатков:

1)    определите дату начала учета. Рекомендуется начинать ведение учета с начала года, квартала или месяца.

2)    проверьте, чтобы квартал, которому принадлежит дата начала учета, входил в период рассчитанных итогов. При необходимости рассчитайте итоги дот нужного периода.

3)    Дата ввода входящих остатков должна предшествовать дате начала учета. Это может быть последняя дата предыдущего года, квартала, месяца соответственно. Установите эту дату в качестве рабочей.

4)    Введите входящие остатки. Для этого создайте  вручную операции с проводками на входящие суммы. Счет, по которому вводится остаток, корреспондируется со вспомогательным забалансовым счетом 00. Уставной капитал, например, вводится проводкой: Дт00 – Кт80.

****************************************************************

Упражнение 44

Укажите сведения об организации:

Дата регистрации: 07.04.98

Название: Магазин №18

Остальные константы не вводите.

Компьютерный учет в магазине Вы начинаете с 1 февраля. Проверьте, рассчитаны ли бухгалтерские итоги за нужный квартал.

Измените рабочую дату системы 1С: Предприятие на дату ввода входящих остатков.

Проверка входящих остатков

 

После того, как все входящие остатки введены, следует убедиться в их соответствии реальным остаткам:

1)    Установите период бухгалтерских итогов так, чтобы началом периода была дата начала учета в системе 1С: Бухгалтерия

2)    Составьте оборотно-сальдовую ведомость за установленный период

3)    Проверьте конечное сальдо на счете 00 – оно должно быть нулевым.

Наличие конечного сальдо на счете 00 означает, что сумма дебетовых и кредитовых остатков  не совпадает, значит, во введенных данных есть ошибка. Искать и исправлять ошибки можно с помощью детализации отчета.

   после того, как  введены входящие остатки, обычным образом вводятся в хронологическом порядке все операции от даты начала учета до текущей даты.

******************************************************************

Упражнение 45

  Составьте  оборотно-сальдовую ведомость за первый квартал текущего года.

1.     Есть ли остаток по счету 00?

2.     Найдена первая ошибка – ошибка ввода. Детализируйте отчет и исправите ошибки.

3.     Выявлена вторая ошибка – забыли учесть сумму, поступившую на расчетный счет. Используя детализацию, внесите изменения в операцию.

4.     Обновите оборотно-сальдовую ведомость и проверьте конечное сальдо по счету 00.

5.     Закройте отчет и завершите работу с информационной база Магазин.

 

Обновление форм отчетности

 

Набор регламентированных отчетов поддерживается фирмой 1С в актуальном состоянии по мере изменения  нормативной базы и ежеквартально обновляется для зарегистрированных пользователей.

    формы отчетности за новый квартал поставляются в виде саморазворачивающегося файла-архива с расширением  .exe. имя файла соответствует периоду отчетности. Например, Rp99q1.exe. содержит группу отчетов за 1 квартал 1999 года.

      Для обновления форм отчетности:

1.     Откройте меню Отчеты и выберите команду Регламентированные отчеты.

2.     Нажмите кнопку Загрузить, укажите файл с новыми отчетами и нажмите кнопку Открыть.

3.     Произойдет загрузка новых форм отчетности. В папке Extform, расположенной внутри папки с текущей информационной базой, будет создана папка с именем, отражающим период отчетности. В эту папку помещен набор регламентированных отчетов в виде отдельных файлов (внешних отчетов), имеющих расширение. ert.

4.     Выберите нужную форму отчетов

5.     Откройте нужный отчет.

**************************************************************

В папке с отчетами есть файл Rplist.txt, в котором перечислены отчеты и соответствующие им имена файлов.

Упражнение 46

 

1.     Продолжите работу  с информационной базой АО

2.     Определите какие формы отчетности используются на Вашем компьютере. Загрузите с дискеты новые формы отчетности.

3.     Откройте программу проводник и посмотрите папку с новыми формами отчетности. Сколько в папке файлов с отчетами?

4.     Используя новые формы отчетности, составьте бухгалтерский баланс за 1 квартал и проверьте сходится ли он.