Глава 2.  Регистрация хозяйственных операций.

 

Принципы учета хозяйственных операций

 

Движение средств, предприятия учитывается в виде операций и проводок. Операция может содержать несколько проводок. Проводка не существует отдельно от операции. Каждая проводка принадлежит одной, и только одной операции. Любые события, происходящие на предприятии, отражаются в документах. Документы, используемые в программе, как правило, совпадают с набором типовых физических документов. Каждый документ обязательно имеет экранную форму. Большинство документов имеют печатную форму.

Документ может автоматически формировать операцию. Отдельная операция тоже считается документом специального вида.

     Документы и операции регистрируются в журналах. Один и тот же документ может быть отображен в нескольких журналах.

     Результаты анализа бухгалтерских итогов и движения средств представляются в виде отчетов.

Документы		Регистрация		Анализ
Экранная форма				Отчеты:
Печатная форма		Журнал операций		Оборотно-сальдовая ведомость
Операции Проводка Проводка		Журнал проводок		Шахматка
				Карточка счета
		Журнал документов		Карточка субконто
	→			Журнал-ордер
				Баланс
				Отчет по налогам

 

******************************************************************

Упражнение 22

1.     Используя полезный совет, измените маску кода счета так, чтобы код счета имел 2 знака, а не три.

2.     Ответьте на вопросы:

-         В каком журнале будет зарегистрирована операция по отгрузке товара?

-         Вы хотите узнать, сколько денег у Вас на расчетном счете. Какой из отчетов Вам нужно смотреть?

 

Способы регистрации операций

 

В программе 1С: Предприятие используют три способа регистрации учетной информации:

q       Использование настроенных документов. Вводиться первичный документ, проводки формируются автоматически.

q       Если нет необходимого документа, операция  создается вручную.

q       Для автоматического ввода вручную часто используемых операций предусмотрен механизм типовых операций. Пользователь один раз создает шаблон типовой операции, а затем пользуется им при вводе других подобных операций. В поставку программы 1С: Бухгалтерия 7.7 входит порядка 50 готовых шаблонов.

Для регистрации хозяйственных операций в программе 1С: Бухгалтерия используется Журнал операций.

Открыть журнал можно разными способами:

·        Выбрать Операции/Журнал операций

·        Выбрать Журналы/  Журнал операций

·        Нажать на панели Команды Бухгалтерии кнопку Журнал операций

В журнале операций хранится информация о каждой хозяйственной операции, но видны только те операции, даты которых попадают в интервал видимости. Интервал видимости по умолчанию – текущий квартал, но эту установку можно менять.

Интервал видимости выводится в заголовке окна.

 

 

*******************************************************************

Упражнение 23

1.     Откройте журнал операций

2.     Определите каков интервал видимости Журнала операций

3.     Посмотрите, как выглядит распечатанный журнал операций.

 

 

Структура проводки

 

В журнале операций отражается операции, формирующие проводки.

Структура записи проводки:

·        Номер проводки внутри операции

·        Код дебетуемого счета

·        Субконто, связанные с дебетуемым счетом

·        Код кредитуемого счета

·        Субконто, связанные с кредитуемым счетом

·        Вид валюты и ее курс

·        Количество субконто

·        Сумма сальдо проводки

·        Сумма проводки в рублях

·        Описание содержания проводки

·        Двузначный номер журнала (цифры и буквы). Используются для отбора проводок.

 

******************************************************************

 

 

Ручной ввод операций

 

В журнале операций для ввода операций вручную:

·        Нажмите клавишу INSERT или щелкните по кнопке Новая строка, или выберите в меню Действия команду Новая – откроется окно новой операции.

·        Последовательно заполните все поля заголовка операции. Переход к следующему полю удобнее выполнять по клавише ENTER

·        Заполните бухгалтерские проводки. Проводки вводятся, копируются и удаляются, так же как и строки справочников. Проводки можно перемещать вверх и вниз (номер проводки изменяется)

·        Для записей операций в журнал нажмите кнопку ОК, для отказа от записи – кнопку Закрыть

 

**************************************************************

Упражнение 24

1.     Установите способ расчета суммы операций по всем проводкам.

2.     Первая операция, которую Вам, как главному бухгалтеру АО, необходимо ввести – формирование Уставного капитала (УК). Введите вручную операцию «Формирование уставного капитала» (дт 75.1 – кт85), используя следующие данные. В соответствии с Учредительным договором учредители должны внести в УК:

Бухашиев – деньги (300000 руб.)

Бухгалтер – компьютер (20000 руб.)

Магазин «Ткани» – ткани (40000 руб.)

При вводе проводок используйте копирование. Задайте для каждой проводки номер журнала- УК. Дата операции 5 января.

 

 

Документы  позволяют:

¨     вводить информацию о совершенной хозяйственной операции

¨     формировать печатную форму первичного учетного документа

¨     на основании введенной в документ информации автоматически формировать по заранее описанным алгоритмам необходимые бухгалтерские проводки

На все документы формируются проводки.

Для ввода нового документа:

1)    Выберите документ из меню Документы или меню Действия/Ввести документ или нажмите на панели инструментов кнопку Ввести документ или нажмитеSHIFT +F9

2)    Заполните форму документа

3)    Завершите ввод документа – кнопка ОК

     Если документ порождает операцию, то бухгалтерские проводки будут сформированы автоматически, иными словами документ будет проведен.

      Увидеть проводки текущей операции в отдельном окне можно, нажав на кнопку Проводки. В Журнале операций проводки можно увидеть, выбрав менюДействия команду Показать проводки. Границу разделения окна на области можно менять протяжкой. Для того, чтобы отменить команду Показывать проводки, выберите ее повторно.

 

******************************************************************

Упражнение 25

 

1.     7 января  Бахшиев И.П. передал фирме компьютер. Внести в справочник Основные средства новый элемент.

 

2.     Введите компьютер в эксплуатацию с помощью соответствующего документа. Первоначальная стоимость компьютера – 20000 руб.

Через документ ввод в эксплуатации из команды Документы по учету ОС меню Торговля и бухгалтерия

3.     6 января Канин С.А. внес в кассу 300000 руб. в счет взноса в УК. Используйте документ «Приходный кассовый ордер» для ввода этой

операции выберите меню Торговля и бухгалтерия – Документы по кассе –Приходный кассовый ордер

 

Документ в журнале операций

 

Документ, введенный в Журнал операций можно редактировать. Способы открытия документа:

¨     выделить документ и нажать ENTER

¨     дважды щелкнуть по строке документа

¨     выбрать команду Действия/Документ/Открыть документ

¨     нажать на инструментальной панели окна кнопку Открыть документ

Корректировка реквизитов документа производится по общим правилам. Если редактируется проведенный документ, то нельзя изменить его дату.

    Проведенный документ можно сделать непроведенным – меню Действия, команда Документ/Сделать непроведенным. После выполнения этой операции все проводки документа удаляются, а со значка документа исчезает пометка о проводке.

Для того, чтобы провести непроведенный документ, откройте его и заново сохраните – проводки будут восстановлены.

        Проводки документа не редактируются, поэтому если вариант проводок, выполненных документом Вас не устраивает, можно документ не проводить и ввести необходимую операцию вручную.

Проводки сформированные документом, можно только просматривать    

 

*************************************************************

Упражнение 26

1.     Сегодня 10 января. Измените рабочую дату.

2.     Директор  сдал деньги в кассу только сегодня. Измените дату поступления денег с 6 на 10 января.

3.     Используя документ «Расходный кассовый ордер», перечислите сегодняшним числом деньги из кассы на р/с (300000 руб.)

4.     Торговый дом готов приобрести товара на сумму 220000 руб. выпишите требуемый заявку сегодняшним числом (меню Торговля и бухгалтерия/ документы по покупателям /Заявка на поставку)

заполнить табличную часть документы записать его и провести. При заполнении добавить недостающие реквизиты.

Журналы документов

 

Поиск документа или операции по номеру реализован и в Журнале операций и в Журнале проводок.

Вводимые документы группируются в журналы документов по видам (кассовая книга, приказы по кадрам, счета и т.д.). Количество журналов и виды документов, которые в них будут, хранится, задаются на этапе конфигурирования. Один и тот же документ может отображаться одновременно нескольких журналах.

      Кроме журналов документов по назначению существует Общий журнал документов, в котором отображаются все введенные документы. Общий журнал можно открыть с помощью кнопки Общий журнал документов на панели Команды Бухгалтерии.

    Для вызова остальных журналов используется меню Журналы или команда Операции/Журналы документов…

Журналы документов используются для:

¨     Ввода новых документов

¨     Работы с ранее введенными документами:

§        Быстрый поиск по номеру

§        Открытие операций

§        Просмотр проводок

§        Редактирования документа

§        Пометка на удаление

 

 

Печать документа

Введенный документ в любое время может быть распечатан, если конфигурацией  предусмотрено наличие у него печатной формы. Есть документы, которые не имеют печатной формы.

    Для того чтобы получить распечатку:

¨     Откройте документ

¨     Нажмите кнопку Печать. Откроется печатная форма документа.

¨     Для того, чтобы увидеть, как будет выглядеть документ на бумаге, нажмите кнопку Просмотр на стандартной панели инструментов.

¨     Если что-либо Вас не устраивает, выберите в меню Файл команду Параметры страницы и измените установки.

¨     Еще раз просмотрите документ и нажмите на стандартной панели кнопку Печать.

¨     Закройте окно печатной формы и окно документа.

 

****************************************************************

Упражнение 27

1.     Распечатайте заявку на поставку, выставленный 15 января Торговому дому

2.     Внесите в справочник Договоры по контрагенту Торговый дом номер счета (первый) и срок платежа – 20 марта.

 

Журнал проводок

 

Журнал проводок предназначен для просмотра списка проводок, принадлежащих разным операциям. По каждой проводке отображается полная информация. Структура проводки в Журнале проводок дополнена информацией об операции, которой принадлежит проводка.

   Журнал проводок позволяет разделить  проводки по принадлежности к журналам, указанным в проводке. Для разделения журнала достаточно поставить флажокРазделить по номерам журналов. Для каждого журнала в Журнале проводок создается отдельная вкладка.

 

Из любого журнала можно быстро перейти в Журнал операций и в журнал проводок с помощью кнопок на панели инструментов окна:

                                          - Перейти  в Журнал операций

 

                                            - Перейти в журнал проводок

****************************************************************

Упражнение 28

 

1.     Откройте Журнал проводок

2.     Разделите проводки по номерам журналов. Сколько журналов использовалось при вводе операций?

3.     Откройте журнал БК. Этот журнал создан автоматически проводками документов. Какие операции учитываются по этому журналу?

4.     Как Вы думаете, можно ли редактировать записи Журнала проводок?

Интервал видимости

 

При большом количестве документов, находящихся в одном журнале, поиск нужной записи может занять много времени. Для ограничения объема используетсяИнтервал видимости. В журналах отображаются только те записи, которые попадают в интервал видимости. По умолчанию интервал видимости – текущий квартал (квартал, в который попадает дата, считанная при старте программы из системных часов компьютера).

   Интервал видимости может быть установлен двумя способами – автоматически и вручную.

    Когда журнал вызывается на экран, интервал видимости автоматически устанавливается таким, как определено настройкой: меню Сервис, команда Параметры, вкладка Журналы. Настройку можно изменить. В первых числах нового квартала, например, целесообразно изменить дату начала интервала.

    Для изменения интервала текущего журнала вручную используется команда Действия/Интервал или кнопка Интервал на панели инструментов окна. Настройка действует только для текущего журнала и не сохраняется при закрытии окна.

 

Изменение рабочей даты не влияет на интервал видимости

***************************************************************

Упражнение 29

1.     Установите интервал видимости журналов – от начала до конца года. Установите флажок При открытии журнала переходить в конец.

2.     Сегодня 20 января пришла выписка из банка о перечислении на расчетный счет 49550 рублей от поставщика Торговому  дому. С помощью документа Выпискаиз банка (расход) – из меню Торговля и бухгалтерия - документы по банку введите операцию движения денежных средств (оплата поставщику).

 

3.     Сохраните документ и просмотрите проводки, которые им созданы.

Ввод на основании

 

Механизм ввода на основании позволяет заполнять новый документ, используя данные ранее веденного документа другого вида. Возможность ввода на основании настраивается в режиме Конфигуратор и работает не для всех документов.

   Чтобы ввести документ на основании существующего:

¨     Выберите документ, который будет служить основанием для ввода нового

¨     Выберите в главном меню программы пункт Действия/Ввести на основании или нажмите на панели инструментов окна кнопку Ввести на основании.

¨     Из списка документов выберите вид документа и нажмите кнопку ОК

¨     На экран будет выдан частично заполненный документ выбранного вида. Введите необходимые реквизиты документа

¨     Для ввода документа в журнал нажмите кнопку ОК.

 

*******************************************************************

Упражнение 30

 

1.     Сегодня 21 марта. Товар, оплаченный покупателем готов. Оформите заказ (найдите нужный документ самостоятельно)

2.     Сегодня 25 марта. Покупатель приехал за товаром. На основании заявки на покупку проведите товарную накладную на реализованную продукцию

3.     На основании накладной (документ Отрг. товаров) создайте и распечатайте счет-фактуру для выдачи покупателю. Не забудьте поставить дату оплаты – 25 марта

 

Копирование и отбор записей

 

 

Новую запись в любой журнал можно ввести копированием существующей. В результате откроется окно, все реквизиты которого будут скопированы из образца, за исключением номера (система присвоит следующий порядковый номер) и даты (будет проставлена текущая рабочая дата).

            Чтобы скопировать запись:

¨     выделите в журнале запись, которую необходимо копировать

¨     выберите команду Действия/Копировать или нажмите на панели инструментов окна кнопку Копировать строку

¨     внесите необходимые изменения в реквизиты

¨     нажмите кнопку ОК

Программа позволяет пользователю просматривать в журналах записи, отобранные по какому-либо признаку. Например, можно отобрать все записи, относящиеся к конкретному контрагенту.

   Для отбора записей выберите в меню Действия/Отбор по значению/Отобрать или нажмите на панели инструментов окна кнопку Отбор по значению.

В возникшем окне диалога

-         Укажите вид отбора

-         Укажите отбираемое значение

-         Нажмите кнопку Установить отбор

Для перехода к общему списку нажмите кнопку Отключить отбор.

**************************************************************

Упражнение 31

 

1.     Сегодня 25 марта.  – по 30 штук каждого вида вентиляторов передайте на склад готовой продукции. Оформите передачу на склад копированием документа Гот. прод.(№1 от 25.03.).

2.     Вы хотите узнать сколько раз в течении месяца передается на склад готовая продукция. В Журнале операций выполните отбор документов Гот. прод. Отмените отбор.

3.     Используя команду, отбор по значению, отберите все операции, связанные с Торговым домом. Обратите внимание, что в журнале операций появились документы, не формирующие проводки.

 

Сложные проводки

 

В системе 1С: Предприятие предусмотрен ввод сложных проводок, в которых дебет одного счета корреспондирует с кредитом нескольких счетов и наоборот.

При вводе сложной проводки:

¨     В первой корреспонденции укажите общий для корреспонденций счет, а парную корреспонденцию не заполняйте

¨     Для ввода новой корреспонденции выберите: Действия/Новая корреспонденция или нажмите с тем же названием кнопку на панели инструментов окна

¨     Введите первую и последующие корреспонденции

¨     Ввод сложной проводки считается завершенным, когда сумма главной корреспонденции равна результату сложения подчиненных корреспонденций.

 

***************************************************************

Упражнение 32

1.     Оприходуйте через сложную проводку хозяйственную операцию по поступлению 20 пар перчаток и 50 штук сумок от Поставщика «Кожгалантерея»

2.     Внесите в справочник Номенклатура новые элементы Сумки по цене 650 руб.  и перчатки по цене 250 руб. ( цены поставки)

3.     Задайте оптовую и розничную цены на эти товары соответственно (сумки – 700 и 850 руб. и перчатки – 300 и 380 руб.)

4.     Отредактируйте справочник типов цен из меню прочие торговые

 

Типовые операции

 

Типовая операция – это механизм, предназначенный для автоматизированного ввода часто используемых хозяйственных операций. 1С: Бухгалтерия позволяет бухгалтеру самостоятельно создать типовые операции, тем самым, подстраивая систему под свои потребности.

Можно выделить два этапа работы с типовой операцией:

1)    Создание шаблона типовой операции

2)    Ввод операций с использованием шаблона

 

 Для создания новой типовой операции:

¨     Откройте окно Типовые операции (Операции/Типовые операции или нажмите кнопку Типовые операции на панели Команды Бухгалтерии)

¨     Откройте группу, в которой будет расположена новая типовая операция. Если требуется, создайте новую группу Действия/Новая группа или одноименная кнопка на панели инструментов окна

¨     введите новый элемент в список (кнопка Новая строка или Действия /Новый)

¨     Перейдите в режим редактирования (Действия/Редактировать или кнопка Редактировать)

¨     Отредактируйте шаблон типовой операции и нажмите кнопку ОК

 

Для переноса типовой операции из одной группы в другую выделите объект переноса, нажмите кнопку Перенести в группу и укажите в которую надо  перенести операцию

*****************************************************************

Упражнение 33

1.     В соответствии с учетной политикой ЗАО товар учитывается по отпускным ценам с использованием счета 42.1 «Торговая наценка». Документ «Поступления товара» наценка не учитывается. Имеет смысл создать типовую операцию, которая будет учитывать поступление товара и торговую наценку. Откройте окно Типовые операции.

2.     По направлению «розничная торговля» будут введены и другие типовые операции. Создайте группу Розничная торговля.

3.     Введите в группу Розничная торговля новую типовую операцию Поступление товара.

 

 

Редактирование шаблонов типовых операций

 

Окно редактирования  типовых операций разделено на две области:

Свойство текущего реквизита типовой операции

Форма операции содержит Реквизиты, для каждого из

Которых определяются Свойства

Редактирование шаблона типовой операции заключается в определении правил заполнения реквизитов, как заголовка операций, так и принадлежащих ей проводок.

   После того, как в нижней части окна выбран реквизит, в верхней части окна в зоне Поле появится его название. Если реквизит принадлежит заголовку операции, для начала редактирования щелкните по его названию в области Поле или нажмите SHIFT + F5.

 Для выбранного реквизита может быть указано конкретное значение, если оно постоянно для данного типа операции. Например, код счета, субконто и т.д. Если реквизит может менять значение, то значение вводить не следует.

  При вводе типовой операции программа будет «вести» пользователя по реквизитам в соответствии с правилами, заданными управляющим элементом Активизация:

·        Не изменять        редактирование реквизита невозможно

·         Пропускать          при перемещении по реквизитам этот будет пропущен

·        Активизировать   реквизит обязательно перейдет в режим редактирования

·        Авто                      решение об активизации принимает программа

Во время ввода каждого реквизита операции на экране будет появляться комментарий системы, который можно заменить, введя свою редакцию текста в полеПодсказка.

***************************************************************

Упражнение 34

1.     Продолжите создание типовой операции Поступление товара. Войдите в режим редактирования.

2.     Установите режим и значения для реквизитов заголовка операции: Сумма операций – пропускать; Содержание операций  - активизировать; значение - поступление товара; подсказка – Допишите название поступившего товара

3.     Введите первую проводку, заполните реквизиты и задайте вариант активизации: Дт: 41.2 пропускать; Кт: 50.1, пропускать; Содержание проводки: Поступление товара; Номер журнала: ТВ.

4.     Копирование первой проводки введите вторую и измените параметры: Кт: 42.1; Количество: пропускать; Содержание проводки: значение – Учтена наценка.

 

Управляющие элементы «Копирование» и «Формула»

 

Во многих операциях значения реквизитов в проводках повторяются. Например, при постановке на учет основного средства повторяется значение субконто. Для того, чтобы не вводить повторяющуюся информацию дважды, используется управляющий элемент Копирование. В озможные значения:

·        Авто                     решение о копировании принимается программой

·        Не копировать     запрет на копирование (отключения режима АВТО)

·        Наименование     Из предлагаемого программой списка выберите название реквизита              реквизита копию, которого Вы хотите ввести. Если проводка сложная, то  указывается номер корреспонденции, а при копировании субконото – его вид.

Значение реквизитов типовой операции могут вычисляться. Формула записывается на встроенном языке системы 1С: Бухгалтерия. Формулы определяют, какие данные используются для расчета и какие действия над ними выполняются.

 

*******************************************************************

Упражнение 35

1.     Во второй проводке количество не учитывается, однако если решение о копировании оставить программе, будет копироваться значение из первой проводки. Таким образом, на счете 41.2 удвоится количество поступившего товара. Установите для реквизита Количество второй проводки свойство Не копировать.

2.     Для вычисления суммы  торговой наценки необходимо определить разность между отпускаемой ценой и покупной ценой товара и умножить ее на количество товара. Выделите реквизит Сумма второй проводки и введите в поле Формула соответствующее выражение:

Пров(1).Количество*(Пров(1).Дебет. Субконото(1).Цена-Пров(1).Дебет. Субконто(1).Себестоимость)

 

3.     Завершите редактирование типовой операции.

 

 

Ввод типовой операции

 

На основании шаблона типовой операции можно вводить любое число новых операций этого типа.

Для того, чтобы ввести типовую операцию:

¨     Откройте Журнал операций или Журнал проводок

¨     Выберите: Действия/Ввести типовую операцию или нажмите кнопку Ввести, используя типовую операцию

¨     Откройте нужную группу и выберите из списка требуемый шаблон

¨     На экране появится окно операций, в котором заполнены некоторые реквизиты и определен порядок заполнения  остальных. При вводе недостающих значений для перемещения от реквизита к реквизиту используйте клавишу ENTER.

¨     После ввода всех элементов операции нажмите кнопку Записать

        После записи типовой операции в журнал она "забывает", каким способом создана и приобретает свойства операции, введенной вручную, и редактируется как обычная операция. Иногда проще удалить операцию с ошибкой и повторно ввести ее, используя типовую операцию

      Если ошибка обнаружена в шаблоне типовой операции, откройте окно Типовые операции, войдите в режим редактирования, исправьте ошибку и сохраните шаблон.

***********************************************************************

Упражнение 36

1.     Введенная в ручную операция по поступлению товара не учитывает торговую наценку. Можно конечно, исправить этот недостаток редактированием операции, но в данном случае удобнее удалить эту операцию и воспользоваться созданной типовой операцией. Удалите операцию №3 от 26.04.

2.     С помощью созданной Вами типовой операции оформите поступление клавиатуры и ковриков для мыши по 30 шт. каждого  от 26 апреля ОАО «Агрегат». Сумму операции введите вручную